Tikšanās iestatījums ir vienkārši piezvanīt pēc iespējas lielākam skaitam cilvēku, kvalificēt viņus kā potenciālos klientus un lūgt sarunāt tikšanos ar pārdevēju vai pārstāvi. Profesionāļi un uzņēmēji nevēlas tērēt laiku vai naudu, tiekoties ar cilvēkiem, kuriem nav nodoma iegādāties viņu produktu vai pakalpojumu. Šie uzņēmumi paļaujas uz tikšanās norunātājiem, lai nodrošinātu, ka laiks netiek tērēts. Tikšanās iestatīšana sākas, piezvanot personām, kuru vārdi ir redzami potenciālo personu sarakstā, un nosakot, vai ir nepieciešama sapulce, lai sniegtu vairāk informācijas, veiktu pārdošanu vai sekotu līdzi. Profesionāli tikšanās noteikšanas pakalpojumi var nodrošināt vienu no lētākajām metodēm, ar kurām uzņēmumi var iegūt potenciālos pirkumus un kvalificēt potenciālos klientus.
Aukstās zvanu iespējas var būt viens no sarežģītākajiem biznesa profesionāļa uzdevumiem. Lai gan tas var būt sarežģīti, šie zvani ir jāveic, lai daži uzņēmumi būtu rentabli. Profesionāli tikšanās norunātāji sevi uzskata par auksto zvanu speciālistiem. Viņi sazinās ar cilvēkiem sarakstā, kurā var būt simtiem vai tūkstošiem vārdu. Šim amatam nepieciešamās prasmes ietver neatlaidību, draudzīgumu un pārliecināšanu. Tikšanās noteicējam arī jāspēj efektīvi izskatīt visus iebildumus. Lielākā daļa tikšanās noteicēju strādā līdz astoņām vai vairāk stundām dienā, zvanot potenciālajiem klientiem, uzdodot dažus atbilstošus jautājumus un organizējot tikšanos kādam citam.
Faktiskais tikšanās iestatīšanas process sākas ar kontaktpersonu un tālruņu numuru sarakstu. Izmantojot ļoti plašus kvalifikācijas kritērijus, simtiem tūkstošu vārdu var nonākt šajā zvanu sarakstā. Tikšanās noteikšanas speciālisti sāks zvanīt šajā sarakstā iekļautajām personām, lai noteiktu, vai viņi atbilst konkrētākiem kritērijiem. Piemēram, tikšanās norunātājs, kurš vēlas organizēt sanāksmes ar automašīnu apdrošināšanas aģentu, var uzdot jautājumus par potenciālā klienta auto apdrošināšanas vajadzībām, viņu iemaksāto prēmiju summu, braukšanas paradumiem un to, vai viņi vēlas ietaupīt naudu. Tā kā viņiem var maksāt vairāk par sapulces organizēšanu, tikšanās iestatīšanas speciālisti parasti veiks lielu skaitu tālruņa zvanu, lai vienotos pēc iespējas vairāk tikšanos.
Dažreiz uzņēmējiem var nebūt prasmes veikt efektīvus zvanus potenciālajiem klientiem vai piesaistīt potenciālos klientus. Noalgojot tikšanās iestatīšanas pakalpojumu, pārdevēji atbrīvo vairāk laika, ko pavadīt klātienes sanāksmēs ar kvalificētiem potenciālajiem klientiem. Šie pakalpojumi var arī palīdzēt noteikt mērķa tirgus un ideālos klientus, kā arī izstrādāt auksto zvanu skriptus, kas paredzēti, lai piesaistītu cilvēkus šajos sarakstos. Daudzi no šiem pakalpojumiem sniedz detalizētus datus par veikto zvanu un izveidoto potenciālo pirkumu skaitu. Salīdzinot šo pakalpojumu izmaksas ar laiku, kas nepieciešams potenciālo pirkumu ģenerēšanai un tikšanos noteikšanai, profesionāls pakalpojums var nodrošināt rentablu risinājumu jaunu klientu iegūšanai.