Ko dara advokātu biroja administrators?

Advokātu biroja administrators parasti ir pirmā persona, ar kuru klients sastopas, ieejot advokātu birojā, zvanot vai nosūtot e-pastu. Pēc tam reģistratūras darbiniekam ir jāatbild uz zvaniem vai cita veida saraksti vai jānovirza tie, jāsasveicinās ar klientu un jāsniedz pēc iespējas vairāk informācijas. Viņa var arī novirzīt klientus uz atspirdzinājumiem vestibilā, pavadīt klientu uz advokāta biroju vai pateikt klientam, cik ilgi būs jāgaida, lai redzētu advokātu, ja klientam nav norunāta tikšanās. Šo uzdevumu veikšanai ir nepieciešamas izcilas sociālās un verbālās komunikācijas prasmes.

Cits uzdevums, ko parasti veic advokātu biroja administrators, ir sarakstes sastādīšana. Dažas no sarakstes ir diezgan vienkāršas, piemēram, atbildot uz e-pastu par advokāta(-u) pieejamību vai honorāriem. Cita sarakste ir daudz sarežģītāka, piemēram, vēstules citiem advokātiem vai tiesām. Lai veiktu šo saraksti, administratoram ir jābūt atbilstošai izpratnei par juridisko terminoloģiju un noteikumiem.

Dažos advokātu birojos advokātu biroja administratora pienākums ir arī izveidot, uzturēt un izgūt advokāta(-u) lietas materiālus. Bieži vien tas tiek darīts elektroniski, izmantojot datubāzes, lai palielinātu efektivitāti un ietaupītu vietu birojā, tāpēc juridiskajiem reģistratūrām ir ērti strādāt ar datoru un ar to saistītās tehnoloģijas. Ja advokātam ir nepieciešami īpaši dokumenti, kas jāizdrukā un jāsamontē uzziņai un lietošanai ārpus biroja, reģistratūras darbinieks nodarbojas arī ar šīm vajadzībām. Viņai jāspēj to izdarīt ātri, piemēram, ja advokātam jāsteidzas uz ārkārtas tiesas sēdi. Liela daļa informācijas klientu failos ir konfidenciāla, tāpēc advokātu biroja administratoram ir jāspēj aizsargāt failus, izmantojot programmatūras vai citus mehānismus, piemēram, atvilktnes, skapjus vai seifa slēdzenes.

Daži advokāti arī sagaida, ka advokātu biroja administrators risinās norēķinu aspektus. Tas ietver kvīšu un rēķinu izsniegšanu, klientu informēšanu par nesamaksātajiem maksājumiem, klientu informēšanu par pieņemto maksājumu metodēm un uzņēmuma bankas vai citu kontu izveidi un uzraudzību. Ja administratore atklāj norēķinu kļūdu, viņai jāveic pasākumi, lai kļūdu labotu, piemēram, jāizdod atmaksas čeks vai jāpiedāvā klientam kredīts.

Līdzīgi kā citiem administratoriem, advokātu biroja administratoram ir jāpilda “citi pienākumi, kā noteikts”. Vispārējiem pienākumiem tas var nozīmēt jebko, sākot ar kafijas tases paķeršanu svarīgam klientam vai kādu dekorāciju izlikšanu birojā brīvdienās. Dažos gadījumos advokātu biroju administratori darbojas kā advokātu palīgi, taču tādā gadījumā viņi sniedz tiešāku atbalstu advokātam, bieži pavadot advokātu uz tiesu un veicot primāro lietu izpēti.