Grantu speciālists uzrauga pieteikšanās procesu grantiem, piedāvājot finansējuma iespējas, kas ir būtiskas organizācijai, kurā speciālists strādā. Daudzi grantu speciālisti ir valsts darbinieki, kas pārstāv tādas organizācijas kā skolas, pilsētas un valsts aģentūras. Citi var strādāt privātās organizācijās, kas lielā mērā paļaujas uz dotāciju finansējumu, piemēram, bezpeļņas organizācijām. Lai kļūtu par grantu speciālistu, nav īpašu prasību, lai gan parasti priekšroka tiek dota bakalaura grādam un daudzi uzņēmumi nepieņems darbā cilvēkus bez pieredzes.
Grantu speciālists ir atbildīgs par dotāciju identificēšanu, kas potenciāli ir piemērojamas organizācijai, kurā speciālists strādā, izmantojot resursus, piemēram, grantu sarakstus un automatizētas datu bāzes. Speciālists izskata individuālo dotāciju noteikumus un nosacījumus, lai apstiprinātu, ka organizācija ir piemērota, un pēc tam iesniedz dotācijas pieteikumu. Dotāciju pieteikumiem parasti ir nepieciešams apjomīgs dokuments un apliecinoša dokumentācija, un spēja precīzi un detalizēti aizpildīt pieteikumus ir svarīga prasme.
Grantu speciālisti parasti strādā pie vairākām dotācijām vienlaikus. Daži no tiem var būt ļoti agrīnā stadijā, bet citi var būt pieteikšanās procesā. Ja dotācijas tiek apstiprinātas, grantu speciālists pārliecinās, ka tiek ievēroti dotācijas nosacījumi, sniedzot atskaites un izpaušanas informāciju piešķīrējai aģentūrai vai organizācijai, ja tas tiek pieprasīts, un atbilst visām citām prasībām. Piemēram, var būt nepieciešams dokumentēt, kā nauda tika izmantota, lai turpinātu kvalificēties dotāciju finansējumam.
Daudziem grantu speciālistiem ir grāds tādās jomās kā komunikācija un uzņēmējdarbības vadība. Grantu speciālistiem ir jāspēj sakārtot vairākus pieteikumus, izveidot sakarus ar dažādiem cilvēkiem, lai noteiktu finansējuma vajadzības un apmierinātu tās, izmantojot dotācijas, kā arī jāspēj skaidri sazināties savos pieteikumos. Šāda veida darbam ir nepieciešamas arī cilvēku prasmes, jo var būt nepieciešams personīgi sazināties ar grantu finansējuma avotiem, un simpātisks, draudzīgs grantu speciālists, visticamāk, uzvarēs sīvā konkursā par grantu līdzekļiem.
Cilvēki parasti sāk dotāciju speciālistu karjeru, strādājot tāda speciālista birojā, kurš var nodrošināt mentoringu, apmācību un saskarsmi ar dotācijas pieteikuma un iesniegšanas procesu. Laika gaitā biroja darbinieki var iegūt lielāku neatkarību, līdz galu galā viņi iesniedz dotācijas tikai paši. Kad ir sasniegts augsts kompetences līmenis, cilvēki var izpētīt iespēju pieteikties uz augstāka ranga amatiem birojā vai meklēt darbu citur kopā ar citām organizācijām, kurām nepieciešami grantu speciālista pakalpojumi.