Medicīnas plānotājs izveido grafiku medicīnas praksei vai klīnikai, līdzsvarojot pacientu vajadzības ar aprūpes sniedzējiem, lai pielāgotu pacientus un vajadzības gadījumā pielāgotu grafiku, lai pielāgotos ārkārtas situācijām un citiem notikumiem. Medicīnas plānotāji strādā birojā, lai personīgi sazinātos ar pacientiem, kā arī veiktu biroja tālruņa un e-pasta saziņu. Šim darbam nav īpašu prasību, taču parasti priekšroka tiek dota labām cilvēku prasmēm un datorprasmēm.
Kad pacients sazinās ar medicīnas iestādi, lai norunātu tikšanos, medicīnas plānotājs apkopo pamatinformāciju, lai noteiktu problēmas steidzamību un aprēķinātu tikšanās laiku. Plānotājs arī ņem vērā visas procedūras un aprīkojumu, kas var būt nepieciešams, piemēram, rentgena komplekts vai asins savākšana. Izmantojot šo informāciju, plānotājs var piedāvāt pacientam atbilstošus tikšanās laikus un veikt tikšanos.
Medicīnas plānotāji var nosūtīt atgādinājuma zvanus, e-pastus vai kartītes, lai pārliecinātos, ka pacienti zina, kad viņiem jāierodas. Viņi apstrādā atcelšanu un vajadzības gadījumā pārplāno laiku. Ja pacients atceļ ar nelielu brīdinājumu, medicīnas plānotājs var arī izdarīt atzīmi, ka pacientam ir jāiekasē rēķins par tikšanos, ja tas ir daļa no prakses politikas. Ja pasākumu grafiki sāk kavēties garu tikšanos vai tehnisku problēmu dēļ, medicīniskā plānotāja uzdevums ir viņus atgriezt, pārceļot tikšanās un vajadzības gadījumā veicot citus pasākumus.
Dažās praksēs medicīnas plānotājs arī ievāc dokumentus un veidlapas, lai sagatavotos tikšanās reizēm, kā arī var izkārtot piegādes. Citos gadījumos par to ir atbildīgas medmāsas un citi tehniķi, kas sagatavo klīniku dienai. Plānotājs ir arī atbildīgs par to, lai būtu pieejams atbilstošs personāls, un koordinē darbiniekus, lai viņi būtu informēti par dienas grafiku. Piemēram, ja pacientam nepieciešama asins ņemšana, medicīnas plānotājs nodrošina, ka tehniķiem tas ir iekļauts grafikā, lai viņi būtu gatavi pacienta ierašanās brīdī.
Lai strādātu par medicīnas plānotāju, nav nepieciešama īpaša apmācība, lai gan īss medicīnas terminoloģijas un uzņēmējdarbības prakses kurss var būt noderīgs. Iepriekšēja uzņemšanas un sabiedrisko pakalpojumu pieredze bieži vien ir noderīga pretendentiem, un tādas prasmes kā bilingvālās prasmes var būt noderīgas pieteikumā. Medicīnas plānotājs apstrādā konfidenciālu informāciju, un, iespējams, būs jāiziet iepriekšējās darbības pārbaude vai jāpiekrīt parakstīt dokumentus, kas norāda uz biroja privātuma politiku pieņemšanu un izpratni.