Sanāksmju plānotājs apstrādā visu informāciju pirms biznesa tikšanās vai konvencijām un to laikā. Sanāksmju plānotāji izlemj par sanāksmju vietām un veic visas rezervācijas. Viņi rezervē ne tikai sanāksmju telpu, bet arī sagatavo runātājus un ēdināšanas pakalpojumus. Plānotājiem ir jāpārliecinās, ka visa nepieciešamā audiovizuālā un datortehnika tikšanās vietā atrodas laikā un darbojas pareizi. Sanāksmes plānotājs piedalās sanāksmē, lai sveiktu dalībniekus un risinātu visas problēmas, kā arī izplatītu un apkopotu dalībnieku komentāru kartītes.
Sanāksmju rezultātu pārzināšana ir svarīga sapulču plānotāja sastāvdaļa, un daudzi plānotāji dalībniekiem izdala komentāru kartītes. Labi plānotāji vienmēr cenšas uzlabot savas prasmes. Sanāksmes dalībnieku komentāri var palīdzēt plānotājam atrast problēmas, kuras viņš vai viņa nav pamanījis, lai, cerams, turpmākajās sanāksmēs neatkārtotos tās pašas kļūdas.
Plānotājam ir jāpatur prātā sanāksmes mērķis, jo viņš vai viņa veic visus pasākuma pasākumus. Piemēram, ja tiek rīkota korporatīvā sapulce, kuras galvenais mērķis ir iepazīstināt augstākā līmeņa vadītājus ar jaunu uzņēmuma produktu, plānotājs mēģinātu atrast runātājus, kuri būtu zinošākie par šo priekšmetu. Atkarībā no preces viņš vai viņa var arī vienoties, lai sapulces laikā atbilstošā laikā preces izdalītu asistents. Pasākumā tikšanās plānotājs var iepazīstināt runātājus uz platformas vai skatuves.
Sanāksmju plānotājiem ir jānodrošina, lai pasākumi atbilstu viņiem piešķirtajam budžetam. Lai izvairītos no atcelšanas vai citām maksām, sapulču plānotājam ir jāatvēl pietiekami daudz laika, lai rezervētu vietu un pakalpojumus. Viņam ir arī jāsaprot līgumi un tas, kā izvēlēties labāko piedāvājumu no vairāku dažādu firmu iesniegtajiem priekšlikumiem. Sanāksmju plānotājiem parasti tiek prasīts vismaz bakalaura grāds.
Dalībnieku reģistrāciju rūpīgi veic sapulču plānotājs. Sanāksmju plānotājiem noteikti jāinformē dalībnieki par sanāksmju grafikiem, kā arī jāorganizē izmitināšana un transportēšana darbiniekiem, kas apmeklē sanāksmes ārpus pilsētas. Plānotājiem arī jāpārliecinās, ka informatīvie priekšmeti, piemēram, izstāžu brošūras, ir pareizi izdrukāti un piegādāti laikā.
Ceļošana ir liela daļa no daudzu sanāksmju plānotāju karjeras. Lielākā daļa plānotāju apmetīsies jaukās viesnīcās, jo korporatīvie semināri mēdz notikt pievilcīgā vidē. Tomēr plānotājiem sanāksmes laikā noteikti jāuzrauga uzstādīšanas informācija, kā arī plānotie pasākumi, un parasti ir nepieciešams sākt darbu agri no rīta. Sapulču plānotājam vienmēr ir jāatceras pat vissīkākā lieta, piemēram, jāpārliecinās, vai vārda atzīmes ir saņemtas laikā un ir precīzas.