Reklāmas koordinatora darba apraksts un pienākumi ļoti atšķiras atkarībā no konkrētā uzņēmuma, kā arī tā lieluma. Reklāmas koordinatoriem mazākos uzņēmumos var būt palielināti pienākumi, pildot dažādus uzraudzības pienākumus, piemēram, “valkājot daudzas cepures”. Piemēram, persona, kas strādā šajā amatā mazākā aģentūrā vai uzņēmumā, var būt gan mākslas vadītājs, gan koordinators. Tomēr galvenokārt reklāmas koordinatori atbalsta mārketinga pasākumus un apvieno projektus, ievērojot grafiku un pievēršot uzmanību detaļām.
Būtībā reklāmas koordinatori daudzos aspektos ir projektu vadītāji. Viņi koordinē dažādas projekta aktivitātes no dažādām nodaļām, lai mārketinga projekts tiktu pabeigts laikā un visas tā sastāvdaļas ir neskartas. Tāpat kā projektu vadītājam, arī reklāmas koordinatoram parasti ir jāuzrauga klienti un jāsagatavo ziņojumi par galaproduktu vai nodevumu stiprajām un vājajām pusēm, ko izmantot kā informāciju turpmākajos projektos.
Reklāmas koordinatori var iegūt informāciju par to, kas ir nepieciešams tirdzniecības izstādes brošūrai vai citiem mārketinga materiāliem no pārdošanas nodaļas, un nodot tos tekstu autoram un mākslas direktoram. Pēc tam viņi var pārraudzīt drukāšanu un ražošanu, kā arī, iespējams, apstiprināt galīgo eksemplāru. Reklāmas koordinators bieži ir uzraugs, kurš ziņo vecākajam konta izpilddirektoram vai radošajam direktoram vai dažreiz abiem.
Koordinators var uzraudzīt mārketinga asistentus, lai viņi veic veicināšanas uzdevumus. Reklāmas koordinatoru regulārs pienākums ir izveidot un izplatīt piezīmes dažādām nodaļām vai filiālēm. Ikdienas darbs pie datora, lai rediģētu mārketinga materiālus vai pārbaudītu attēlu izmantošanu juridisku iemeslu dēļ, var būt citi reklāmas koordinatora pienākumi. Sazinoties ar klientiem, reklāmas koordinatori parasti atbild uz viņu jautājumiem pa e-pastu un tālruni. Koordinatori var arī sazināties ar klientiem aci pret aci, jo īpaši grupu sanāksmēs, kas notiek reklāmas aģentūrā.
Tirgus izpētes informācijas, kā arī grafiku vai diagrammu apkopošana reklāmas kampaņām ir daudzu reklāmas koordinatoru kopīgs uzdevums. Šajā amatā reklāmas koordinators var strādāt ar uzņēmuma pārdošanas nodaļu, lai pabeigtu drukas vai tiešsaistes mārketinga kopiju projektus. Viņš vai viņa var uzraudzīt nepieciešamo darbu, ko veic jaunākie darbinieki, kas ietver faktu noskaidrošanu un datu ievadi.
Reklāmas laukuma pārdošana ir uzdevums, ko var veikt daži koordinatori. Tas var būt drukātā veidā, tīmeklī vai apraides formā. Atkarībā no uzņēmuma reklāmas laukums var būt tirdzniecības publikācijai klienta nozarē.