Pirkšanas pasūtījuma sistēma ir darbību secība, kas jāveic indivīdam, lai pieprasītu preču un pakalpojumu iegādi uzņēmuma vajadzībām. Šīs sistēmas nodrošina audita izsekojamību uzņēmuma finanšu resursu kustības izsekošanai. Sistēmu biznesa vidē pastāv vairākas sistēmas. Lielākā daļa no tiem ir vērsti uz grāmatvedības un uzņēmuma iekšējo dokumentu sistēmu. Lai izvēlētos labāko pirkuma pasūtījumu sistēmu, ir jāņem vērā vairāki faktori, kas saistīti ar uzņēmuma biznesa sistēmām.
Uzņēmumu īpašniekiem un vadītājiem jāizlemj, vai viņi vēlas izmantot manuālu vai automatizētu pirkuma pasūtījumu sistēmu. Manuālās sistēmas parasti ietver papīra piezīmju grāmatiņas izmantošanu, kurā ir secīgi numurēti pirkšanas pasūtījumi. Darbinieks aizpildīs veidlapu, kurā parasti ir nepieciešams piegādātājs, cena, daudzums, apraksts un grāmatvedības kods, pirms to iesniedz apstiprināšanai. Šie dokumenti parasti ietver kopiju, kas tiek glabāta lietā. Līdzīgi darbojas arī automatizētā sistēma, izņemot to, ka darbinieki izmantos uzņēmuma biznesa vai grāmatvedības programmatūru un aizpildīs elektronisku pirkuma pasūtījuma dokumentu.
Pirkšanas pasūtījumu skaitam, ko uzņēmums radīs, veicot parastās darbības, būs liela nozīme, izvēloties pirkšanas pasūtījumu sistēmu. Manuālās sistēmas izmantošana var kļūt apnicīga un izraisīt dokumentu nozaudēšanu, liekot darbiniekiem atkārtoti izveidot pirkuma pasūtījumu. Turklāt uzņēmumiem šie dokumenti parasti ir jāglabā vairākus gadus atkarībā no piemērojamiem federālajiem vai valsts likumiem. Automatizēta pirkuma pasūtījuma sistēma var mazināt dažas no šīm problēmām, lai gan datorizētās versijas apguve un izmantošana var prasīt vairāk apmācības.
Citi faktori, kas jāņem vērā, izvēloties pirkšanas pasūtījumu sistēmu, ir darbinieku skaits, kas izmanto pirkšanas pasūtījumus, un uzņēmuma iepirkumu biroja atrašanās vieta. Ļaujot vairākiem darbiniekiem piekļūt un izveidot pirkšanas pasūtījumus, uzņēmumiem var būt nepieciešams vairāk papīra dokumentu vai vairāk lietotājvārdu, lai piekļūtu pirkuma pasūtījuma modulim. Lielām organizācijām bieži vien ir iepirkumu nodaļa vai iepirkumu vadītājs, kas, veicot pasūtījumus, apstrādā pirkšanas pasūtījumu. Ja pirkšanas pasūtījumus nodod vairākas personas, iepirkumu nodaļā var rasties informācijas pārpilde. Lai izvairītos no šīs problēmas, uzņēmumiem, iespējams, būs jāierobežo piekļuve pirkuma pasūtījumu sistēmai.
Uzņēmumiem būs arī jāapsver, kā pirkšanas pasūtījumi ieplūst grāmatvedības nodaļā. Personām, kas strādā grāmatvedībā, ir jābūt iespējai viegli piekļūt sistēmai, lai pirms rēķinu apmaksas izskatītu pirkuma pasūtījumus. Revidentiem būs nepieciešama arī piekļuve, lai noteiktu, kā informācija plūst caur uzņēmumu. Nespēja izsekot pirkuma pasūtījumam katrā sistēmas posmā var izraisīt izmaiņas dokumentā, kas apdraudēs būtisku uzņēmuma naudas pārvaldības procesa daļu.
SmartAsset.