Automatizētā sekretāre ir ierīce, kas maršrutē zvanus birojā. Šīs ierīces bieži izmanto mazie uzņēmumi, lai nodrošinātu pamata filtru starp biroju un nevēlamiem tālruņa zvaniem, piemēram, telemārketinga speciālistiem vai nepareiziem numuriem. Lielākiem uzņēmumiem bieži vien būs reālās dzīves sekretārs, kas pildīs šo funkciju, padarot automatizēto sekretāru lieku. Šo terminu bieži lieto kā sinonīmu vārdam virtuālais sekretārs, taču patiesībā abi ir ļoti atšķirīgi. Virtuālā sekretāre ir reāla persona, nevis tāda, kas atrodas pašā uzņēmumā.
Vairumā gadījumu automatizētā sekretāre ir maza kastīte, kas tiek pievienota tālruņa līnijai starp tālruni un sienu. Kad uz līniju zvana zināms un apstiprināts numurs, sekretāre ļaus zvanam pāriet tieši uz tālruni. Ja zvana neapstiprināts, nezināms vai ierobežots numurs, automātiskais sekretārs to pārtvers.
Parasti šāda veida pārtveršana nozīmē, ka automatizēta sistēma atbild uz zvanu un pieprasa zvanītājam pamatinformāciju. Pēc atbilžu saņemšanas uz jautājumiem ierīce piezvanīs uz pievienoto tālruni un nosūtīs šo informāciju uztvērējam, kurš pēc tam varēs pieņemt zvanu. Ja numurs ir zināms kā slikts vai uztvērējs atsaka zvanu, zvans tiks novirzīts uz balss pastu vai vienkārši atvienots.
Izplatīta kļūda ir pieņemt, ka virtuālais un automatizētais sekretārs ir viens un tas pats. Virtuālais sekretārs ir neatkarīgs darbuzņēmējs, kas darbojas kā sekretārs no attālas vietas. Parasti šiem darbiniekiem būs mājas birojs un viņi veiks kopīgu sekretāra darbu, bieži vien vairākos dažādos uzņēmumos. Parastie uzdevumi ietver atbildēšanu uz tālruni, ierakstītu vēstuļu vai runu pārrakstīšanu un ceļojumu organizēšanu.
Lai gan abi sekretāru veidi ir ļoti atšķirīgi, tiem ir līdzīga kopējā metodoloģija. Likvidējot gan vietu, gan tradicionālā sekretāra izmaksas, uzņēmums var darboties ar daudz mazākām pieskaitāmām izmaksām. Tas ļauj uzņēmumam darboties tādā līmenī, kurā tas varētu būt bankrotējis saskaņā ar tradicionālo sistēmu. Turklāt virtuālā sekretāra automatizēto tālruņa funkciju izmantošana bieži vien ļaus uzņēmumam izskatīties lielākam un labāk organizētam.
Virtuālās sekretāres gadījumā papildu priekšrocības sniedz darba ārpakalpojums. Viens darbinieks var strādāt vairākos uzņēmumos vienlaikus, nevis būt spiests strādāt vienu nepilnas slodzes darbu. Turklāt darbs mājās ļauj cilvēkiem ar maziem bērniem, invalīdiem vai neparedzamiem grafikiem turpināt strādāt darbaspēkā.
SmartAsset.