Labākās pirkuma pasūtījumu datu bāzes izvēles kritēriji ietver jūsu uzņēmuma īpašās vajadzības, lietošanas ērtumu, sistēmas prasības un izmaksas. Pirkšanas pasūtījumu datu bāzes galvenais mērķis vai funkcija ir elektroniski izsekot un uzglabāt pirkuma pasūtījumus, racionalizējot procesu efektīvākai pirkuma pasūtījumu pārvaldībai. Tā vietā, lai jūs vai jūsu pirkuma pasūtījumu pārvaldnieks sekotu simtiem vai tūkstošiem papīra pasūtījumu, labākā pirkuma pasūtījumu datu bāzes sistēma palīdzēs darbu veikt efektīvāk un precīzāk. Tā kā pirkuma pasūtījums ir juridiski saistošs līgums starp klientu un piegādātāju vai pircēju un pārdevēju, precizitāte ir būtiska, lai definētu darījuma noteikumus.
Papildus pirkšanas pasūtījumu izsekošanai centralizētā vietā un uzticamas darījumu vēstures saglabāšanai, pirkuma pasūtījumu datu bāzes piedāvā papildu priekšrocības. To vidū ir iebūvētas auditēšanas un pārskatīšanas funkcijas, kā arī darbplūsmas izpilde, kas vajadzības gadījumā ļauj veikt atjauninājumus un pārskatīšanu. Kvalitatīvas datu bāzes sistēmas arī ļauj veikt datu tīrīšanu, lai novērstu kļūdas, piemēram, ierakstu dublikātus. Labākās pasūtījumu datu bāzes sistēmas izvēles un ieviešanas kopējiem rezultātiem vajadzētu būt efektivitātes un produktivitātes palielināšanai.
Apsveriet sava uzņēmuma uzņēmējdarbības veidu, lai palīdzētu jums noteikt, kura pirkuma pasūtījumu datubāze jums ir vislabākā. Piemēram, jums var būt nepieciešama datu bāze, lai apstrādātu korporatīvās pirkšanas pasūtījuma vai krājumu pirkšanas pasūtījuma transakcijas. Pirmais ir vispiemērotākais uzņēmumiem, kas pasūta preces vai pakalpojumus no pārdevējiem. Pēdējais ir vispiemērotākais uzņēmumiem, kas pārvalda krājumus, jo tiem ir jāseko līdzi pirkumiem un pārdošanai, lai uzturētu precīzus krājumu līmeņus.
Vienkārša lietošana — atribūts, kas pazīstams arī kā “lietotājdraudzīgums”, ir vēl viens svarīgs apsvērums, izvēloties savam uzņēmumam labāko pirkuma pasūtījumu datubāzi. Izvēlieties tādu, kurā ir apmācības vai vedņi, kas palīdzēs jums iemācīties iestatīt un ieviest datu bāzes sistēmu pēc iespējas ātrāk un vienkāršāk. Izvairieties no sarežģītām saskarnēm un programmatūras, kurai nav vajadzīgās funkcijas; izvēlētajai datu bāzes sistēmai vajadzētu atvieglot, nevis kavēt jūsu spēju uzlabot pirkuma pasūtījumu pārvaldību jūsu uzņēmumā.
Sistēmas prasībām jūsu pirkuma pasūtījumu datubāzei ir jābūt saderīgām ar jūsu pašreizējo datorsistēmu, lai ietaupītu laiku un naudu. Piemēram, pārskatiet prasības operētājsistēmai, platformai, procesoram un atmiņai, lai noteiktu, vai datu bāze ir saderīga un darbojas pareizi jūsu sistēmā. Ir svarīgi arī pārskatīt sava uzņēmuma budžetu, lai pārliecinātos, ko varat ērti atļauties, vienlaikus iegūstot savam uzņēmumam labāko pirkuma pasūtījumu datubāzi.
SmartAsset.