Biznesa konferences plānošana nenotiek vienas nakts laikā. Ir vietas, kur rezervēt, sponsori pulcēties un runātāji, lai iesaistītos. Ir arī neliela informācija, piemēram, kur apmeklētāji uzturēsies pilsētā, kādas maltītes tiek nodrošinātas, kā arī daudz citu jautājumu, kas jārisina, lai konference būtu veiksmīga. Ja gatavojaties iesaistīties konferenču plānošanā, šeit ir dažas lietas, kas jāpatur prātā.
Pirmkārt, nekad neuzņemieties, ka varat pats tikt galā ar visām detaļām. Faktiski ir ļoti iespējams, ka jūs nevarēsit izveidot pilnīgu sarakstu ar visu, kas jāsakārto bez palīdzības. Šī iemesla dēļ jūsu kā konferenču plānotāja pirmajam uzdevumam vajadzētu būt plānošanas komitejas sapulcei. Parasti pietiek ar piecu līdz sešu cilvēku grupu, lai organizētu ikgadēju konferenci no simt līdz piecsimt dalībnieku. Komiteja kopumā, visticamāk, aptvers visus pamatus un dos iespēju jau laikus pievērsties visiem galvenajiem pulcēšanās aspektiem.
Līdztekus komitejas izveidošanai ir ārkārtīgi svarīgi sākt sagatavošanās darbus pēc iespējas ātrāk. Nav svarīgi, vai biznesa konference ir pēc astoņiem mēnešiem. Konferenču plānošanas eksperti bieži sāk darbu pie gaidāmā pasākuma desmit līdz vienpadsmit mēnešus iepriekš. Kā ieguvums jums būs vairāk laika, lai salīdzinātu cenas dažādās konferenču vietās, izpētītu un vienoties par labākām viesnīcu cenām apmeklētājiem, kā arī vairāk laika, lai atrastu pasākumam īstos runātājus.
Pārliecinieties, ka katram komitejas loceklim ir jāveic īpaši uzdevumi. Katram uzdevumam jābūt prioritāram un jānosaka piegādes datums. Konferenču plānošana bieži ietver uzdevumu sakārtošanu loģiskā secībā, lai darbības vienumi, kas jāpaveic pirms citu jautājumu risināšanas, tiktu izpildīti laikā. Tā kā katrs komitejas loceklis ir atbildīgs par konkrētu jautājumu kopumu, kas jāpabeidz pirms nākamās sanāksmes, ir mazāka iespēja tikt pārslogotam ar uzdevumiem, tuvojoties pasākuma datumam.
Vienmēr saņemiet saistības rakstiski. Jūs vēlaties saņemt rakstisku apstiprinājumu no viesnīcas, ka jūsu apmeklētāji saņems noteiktu dienas likmi, apmeklējot pasākumu. Iegūstiet arī dokumentētu un detalizētu informāciju par to, ko viesnīca nodrošinās konferenču telpās un konferenču zālēs runām, vakariņām un konferences laikā piedāvātajām nodarbībām. Tas pats attiecas uz visiem īpašajiem gaisa vai dzelzceļa tarifiem, ko nodrošināsiet apmeklētājiem. Tas ne tikai sniegs jums sirdsmieru, bet arī daudz vieglāk pārskatīt katrā plānošanas komitejas sanāksmē panākto progresu un saglabāt precīzu priekšstatu par darāmo.
Iepriekš sniedziet izstādes dalībniekiem detalizētus norādījumus un vadlīnijas. Sagatavojiet vienkāršu shēmu, kas norāda, kur konferenču vai izstāžu zālē var uzstādīt katru izstāžu stendu, kā arī informāciju par to, kur iepriekš nosūtīt stenda materiālus un kur tos izņemt dienā, kad tie ierodas, lai izveidotu izstādi. Tas ietaupīs ikvienam, arī konferences plānošanas komitejai, no daudzām galvassāpēm pasākuma priekšvakarā.
Pēdējais konferenču plānošanas padoms ir sagaidīt negaidīto. Neatkarīgi no tā, cik rūpīgi jūsu komiteja plāno pasākumu, vienmēr būs kāda veida žagas. Runātājs saslims un viņam būs jāatkāpjas, pretējā gadījumā viesnīca nejauši pārrezervēs kādu no banketu telpām. Izmantojiet savas komitejas kopējo pieredzi, lai noteiktu dažas no visbiežāk sastopamajām pēdējā brīža problēmām, kas varētu rasties, un iepriekš izlemiet, kā tās efektīvi risināt.
Ja konferences plānošana tiek veikta efektīvi, organizācijai ir salīdzinoši viegli organizēt konferenci un tikpat viegli arī interesentiem apmeklēt konferenci. Jūsu mērķis patiešām ir divējāds. Jūs vēlaties, lai konferences plūsma būtu pēc iespējas vienmērīgāka. Tajā pašā laikā jūs vēlaties arī pārliecināties, ka visas neparedzētās problēmas var ātri un efektīvi atrisināt. Plānojot uz priekšu, deleģējot uzdevumus spējīgai komitejai un loģiskā veidā apstrādājot darbības vienumus, jūs noteikti saglabāsit konferences plānošanas procesu pārvaldāmu un galu galā ļoti veiksmīgu.