Izpilddirektors parasti ir kāds, kurš uzņēmumā ieņem augstāka līmeņa amatu, piemēram, vadītājs vai vadītāja palīgs. Administrācija rūpējas par šīs personas vajadzībām un vajadzībām, kas izpildvarai ir jāapmierina, lai pareizi veiktu savu darbu. Parasti biroja administrācija nozīmē rūpes par biroja vajadzībām un dažām augsta līmeņa darbinieka personiskajām vajadzībām, lai viņš varētu veiksmīgi veikt darbu. Šāda kopšana var ietvert daudzas dažādas lietas.
Kad cilvēki aplūko biroja administrācijas apmācības programmas, viņiem bieži tiek teikts, ka tās sagatavos viņus vadīt mazus birojus vai ieņemt zemāka līmeņa amatus, piemēram, sekretāru vai administratīvo asistentu. Biroja darbinieku skaits var noteikt amatu un pienākumus, un daži cilvēki vada visu biroju ar tādu titulu kā izpildsekretārs. Administrācija ne vienmēr nozīmē biroja vadību, kas ir svarīga atšķirība, kas jāizdara, kad cilvēki izvēlas karjeru.
Būtībā jebkurš atbalsta personāls izpildvaras birojā veic sava veida izpildvaras biroja administrēšanu. Darbi, kas varētu tikt veikti vai izpildīti katru dienu, ietver atbildēšanu uz tālruņiem, ziņojumu pieņemšanu un tikšanās. Jebkurš biroja darbinieks var izmantot stenogrāfiju, lai ierakstītu diktētās vēstules un pēc tam tās ierakstītu, tos pārbaudītu, saņemtu parakstu un nosūtītu tās. Lielākajai daļai biroju ir arī jāreģistrē savas darbības, un administratīvie palīgi vai sekretāri var būt atbildīgi par failu sistēmas uzturēšanu, visu ierakstu reģistrēšanu un nepieciešamo failu izņemšanu, ja tas ir nepieciešams.
Iesniegšana vairs ne vienmēr notiek uz papīra, un biroja administrācija, iespējams, izmantos vairākas biznesa datorprogrammas, lai uzturētu noteiktus ierakstus. Līdzīgi, lai gan agrāk atbildēšana uz tālruņu numuriem un vēstuļu rakstīšana varēja būt visizplatītākais saziņas avots, šodien biroja administrācijā strādājoša persona varēja sūtīt īsziņas, čivināt vai e-pasta ziņojumus cilvēkiem birojā vai ārpus tā. Joprojām pastāv iespēja, ka cilvēkiem, kas ir daļa no administrācijas komandas, var būt tiešs kontakts ar sabiedrību vai citiem uzņēmuma darbiniekiem, kuri ierodas birojā, lai tiktos vai runātu ar vadītāju, un dažiem darbiniekiem, iespējams, būs jāiejaucas. izpilddirektors, ja viņš/viņa nav pieejams vizītēm vai garām sanāksmēm.
Daļa no šīs administrācijas rūpējas par izpildvaras vajadzībām. Tie var ietvert kalendāru uzturēšanu viņam vai viņai, tikšanos veikšanu vai atcelšanu, kā arī transporta un ceļojumu plānu plānošanu pēc vajadzības. Darbs varētu ietvert arī personiskākus uzdevumus, piemēram, datumu un laika saziņu ar vadītāja ģimeni vai tādu lietu kā ķīmiskā tīrīšana.
Biroja administrācijas augšgalā ir vadība, un šie darbinieki var piedalīties visās augstāk minētajās aktivitātēs, vienlaikus vadot biroju un visus darbiniekus. Tas varētu nozīmēt, ka viņi darbojas kā uzraugi, viņiem ir tiesības pieņemt darbā, atlaist vai disciplinēt, un viņi rīko sanāksmes vai cita veida saziņu ar darbiniekiem, lai nodrošinātu nevainojamu biroja darbību. Visu līmeņu darbiniekiem šajos birojos mērķis ir profesionāli un efektīvi strādāt, lai atbalstītu izpildvaras darbu. Skaidrs, ka darba veids var atšķirties atkarībā no katra vadītāja nosaukuma un uzņēmuma veida, kurā tiek nodarbināts biroja darbinieks un vadītājs.
SmartAsset.