Virtuālais grāmatvedis ir savas jomas profesionālis, kurš strādā no attālas vietas, nevis tradicionālā biroja vidē. Viņš parasti ir neatkarīgs darbuzņēmējs, kas saviem klientiem sniedz pilnu vispārējo grāmatvedības un grāmatvedības pakalpojumu klāstu, izmantojot programmatūras, datubāzes koplietošanu, e-pastu un faksus. Mājas biroji parasti ir vienīgā fiziskā uzņēmējdarbības vieta.
Tāpat kā tradicionālajam grāmatvedim, arī virtuālajam grāmatvedim parasti ir zināšanas par dažādām grāmatvedības lietojumprogrammām. Viņš parasti pārvalda kreditoru parādu, debitoru parādu apstrādi, kontu saskaņošanu un algu uzskaiti. Virsgrāmatu un citu darījumu ierakstu uzturēšana parasti ir viņa darba regulāra daļa.
Papildus tam, ka virtuālajam grāmatvedim ir visaptveroša izpratne par grāmatvedības un grāmatvedības principiem, viņam bieži ir pieeja un zināšanas par plašu grāmatvedības programmu klāstu. Dažas programmatūras ir grāmatvedības sistēmas, kas vienkārši izseko ienākumus un izdevumus un ģenerē čekus. Uzlabotākās programmas var aprēķināt nodokļus, aprēķināt darba izmaksas, pārvaldīt projektus un strādāt kopā ar izklājlapu vai tekstapstrādes programmatūru.
Arvien populārāks rīks, ko izmanto virtuālie grāmatveži, ir elektroniskā skenēšanas ierīce, kas skenē, kategorizē un saglabā biznesa čekus, vizītkartes un svarīgas vēstules un dokumentus. Lielāko daļu šo ierīču ir apstiprinājušas vietējās un reģionālās regulatīvās aģentūras, lai tās būtu tik precīzas, ka čeku un dokumentu oriģinālus pēc to skenēšanas un saglabāšanas var izmest. Tas samazina vietas daudzumu, kas nepieciešams virtuālajam grāmatvedim, lai vadītu savu biznesu un vienlaikus apkalpotu vairākus klientus.
Personai šajā jomā bieži ir jāsniedz papildu pakalpojumi, kas ir unikāli nozarēm, kurās darbojas viņa klienti. Piemēram, mazām neatkarīgām mazumtirdzniecības un vairumtirdzniecības operācijām viņam bieži ir jāseko pirkšanas pasūtījumiem vai jāuztur klientu rēķinu kopijas. Pārdevēji un ražotāja pārstāvji var lūgt grāmatvedim apstrādāt kredīta pieteikumus un pārbaudīt atsauces. Klienti var arī lūgt viņam sagatavot gada beigu pārskatus vai izsniegt darbiniekiem W-9 vai 1099 nodokļu dokumentus.
Vidusskolas diploms parasti ir minimālā vajadzīgā izglītība, lai kļūtu par virtuālo grāmatvedi, taču asociētā vai bakalaura grāds uzņēmējdarbībā, grāmatvedībā vai saistītā jomā var uzlabot topošā kandidāta darba izredzes. Lai gūtu panākumus kā virtuālajam grāmatvedim, parasti ir nepieciešamas priekšzīmīgas matemātikas prasmes. Augsts organizētības līmenis un izcila uzmanība detaļām ir noderīgas īpašības šajā amatā. Tā kā virtuālais grāmatvedis parasti strādā vienatnē, arī pašmotivācijai un mērķtiecībai parasti ir obligāti jābūt panākumiem. Uzticamība, integritāte un diskrētums parasti ir augsti novērtētas īpašības, jo virtuālā grāmatveža klientiem regulāri jādalās ar viņu informāciju.