Pasākumu plānotāju darbi ir dažādi, ņemot vērā apkalpoto personu vai korporāciju veidus un, konkrētāk, pasākumu vai vietu veidus, kuriem nepieciešama plānošana. Dažiem pasākumu plānotājiem patīk palīdzēt ģimenēm organizēt dzimšanas dienas, jubilejas vai kāzu svinības. Šāda veida uzdevumiem parasti ir nepieciešams kāds, kas ir ārštata konsultants. Daži pasākumu plānotāju darbi, piemēram, korporācijā, var būt pilnas slodzes darbi. Tādā gadījumā pasākumu plānotāja mērķis ir uzņēmuma popularizēšana, izmantojot tādus pasākumus kā informatīvi semināri vai tirdzniecības izstādes, kas saistītas ar uzņēmuma produktiem un/vai pakalpojumiem.
Daži pasākumu plānotāju darbi ir saistīti ar lieliem notikumiem, kas var notikt tikai reizi gadā vai reizi vairākos gados. Tādām vietām kā Super Bowl, Olimpiskās spēles un prezidenta inaugurācijas ir jāorganizē tādi pakalpojumi kā pārtikas tirdzniecība, transportēšana un apsardze, lai nosauktu tikai dažas. Neatkarīgi no pasākuma apjoma, tiem, kas ir iesaistīti kā pasākumu plānotāji, ir jāspēj sakārtot un žonglēt katra detaļa, lai nodrošinātu, ka visi pasākuma aspekti norit nevainojami. Dažkārt notikuma laikā noiet greizi. Plānotājam jābūt gatavam situāciju labot, pārvērtējot un reorganizējot, kā arī nepieciešamības gadījumā piesaistot palīdzību no malas.
Pasākuma plānotājs ir atbildīgs par katru pasākuma aspektu. Viņš vai viņa var organizēt runātājus, nodrošināt dalībnieku reģistrāciju pasākumam, organizēt un ieplānot sanāksmes vai seminārus un pārliecināties, ka visiem uzaicinātajiem viesiem ir apmierinātas viņu vajadzības. Plānotāja galvenais mērķis ir pārliecināties, vai pasākums ir piemērots grupai vai uzņēmumam, kurā viņš strādā, un ka tas ir veiksmīgs šim uzņēmumam.
Piemēram, ja pasākumu plānotājs tiek nolīgts, lai organizētu pasākumu cilvēkiem noteiktā nozarē, lai satiktos un mijiedarbotos, plānotājs varētu apsvērt, vai to vislabāk varētu paveikt, izmantojot vairākas lekcijas un seminārus, interaktīvus diskusiju paneļus vai izstādi. . Dažādi formāti, visticamāk, būs efektīvāki dažādām profesionāļu grupām. Lekciju cikls var nebūt labākā pasākuma izvēle interaktīvo tehnoloģiju profesionāļiem un tādējādi neatbilst nomas uzņēmuma izvirzītajam mērķim. No otras puses, medicīnas speciālisti varētu būt vairāk pieraduši pie lekciju apmācības formāta.
Lai gan, lai strādātu pasākumu plānotāju darbā, nav izglītības prasības, daudziem plānotājiem ir vismaz bakalaura grāds mārketingā, uzņēmējdarbībā, tūrisma administrācijā vai viesmīlībā. Studijas šajās jomās palīdz nodrošināt, ka students saprot pasākumu plānošanas būtību un spēj plānot un organizēt daudz dažādu pasākumu. Tas arī sagatavo kandidātus, lai risinātu visas problēmas, kas varētu rasties pasākumu plānošanas vai to rašanās laikā.
Atalgojums par pasākumu plānotāju darbu var diezgan atšķirties. Papildus korporācijām tie, kas izvēlas neiet ārštata maršrutu, var atrast darbu sanāksmju centros, viesnīcās un kūrortos, kruīzu līnijās un kazino. Citus pasākumu plānošanas darbus var atrast bezpeļņas organizācijās vai pašā pasākumu plānošanas uzņēmumā.