Pasākumu vadītājs parasti ir iesaistīts tādu pasākumu plānošanā un pārraudzībā kā ballītes, pieņemšanas un konvencijas. Atkarībā no pasākuma vadītāja nodarbinātības situācijas viņš var strādāt pārdevēja vārdā, piemēram, viesnīcā vai citā vietā, kur bieži notiek pasākumi, vai arī strādāt neatkarīgi no konkrēta pārdevēja. Pasākuma vadītāju atbildības apjoms ir atšķirīgs, taču daudzos gadījumos viņi uzņemas primāro atbildību par pasākuma loģistiku un visu pārdevēju koordināciju, kas sniegs ieguldījumu pasākumā.
Lai gan daudzi cilvēki spēj plānot nelielas ballītes un saviesīgas tikšanās savās mājās, lielāku pasākumu koordinēšana, īpaši, ja ir iesaistīti vairāki trešo pušu preču un pakalpojumu sniedzēji, var būt nopietns izaicinājums. Labs pasākuma vadītājs spēj sadarboties ar vadītāju vai saimnieci, lai gūtu izpratni par viņa redzējumu par pasākumu, izvērtētu jau pieejamos budžetu un resursus un pēc tam atlasītu pasākumam atbilstošus pārdevējus. Pasākuma dienā pasākuma vadītājs parasti ir atbildīgs par to, lai preces un pakalpojumi tiktu piegādāti, kā solīts, un lai pasākums noritētu nevainojami.
Ja pasākumu vadītājs strādā banketu zālē, viesnīcā vai citā vietā, viņa loma var nedaudz atšķirties no neatkarīga pasākuma vadītāja lomas. Daudzām pasākumu norises vietām ir stingras politikas attiecībā uz ārējo pārdevēju izmantošanu, tāpēc pasākumu plānotājs šādā vietā galvenokārt darbotos kā saikne starp personu vai organizāciju, kas vēlas rīkot pasākumu, un īpašuma apstiprinātajiem vai iekšējiem pārdevējiem. Pasākuma plānotājs varētu konsultēt savu klientu par pasākumam nepieciešamajiem pakalpojumiem, piemēram, ēdināšanu, ziediem vai pat deju grīdu un dīdžeju. Viņš arī nodrošinātu, ka pasākuma norises vieta ir atbilstoši iekārtota pasākumam un ka ēdināšanas iestādes un citi pārdevēji un atbalsta personāls pilda savus pienākumus atbilstoši prasībām.
No otras puses, neatkarīgiem pasākumu vadītājiem var uzlikt vēl lielāku atbildību. Pasākuma vadītājs var būt atbildīgs par norises vietas atrašanu un pēc tam sarunām par telpas un tās ērtību nomas izmaksām. Ja norises vietā ir atļauti trešo pušu pārdevēji, piemēram, sabiedriskās ēdināšanas iestādes un floristi, pasākuma plānotājs var būt atbildīgs arī par ēdienu un dekoru pasūtīšanu pasākuma telpai. Tāpat kā cita veida pasākumu vadītāji, viņa būs atbildīga arī par koordināciju uz vietas pasākuma dienā.