Reģistratūras darbinieks sveic apmeklētājus, kad viņi ierodas uzņēmumā, un bieži vien ir pirmā balss, ko cilvēki dzird, zvanot uzņēmumam. Viņš vai viņa parasti veic arī vairākus administratīvus uzdevumus, tostarp pasta izplatīšanu un kartotēku. Atkarībā no darba vietas persona šajā amatā var specializēties tādās jomās kā rēķinu izrakstīšana, rezervāciju veikšana vai palīdzība drošības jomā. Viņš vai viņa var strādāt jebkur, kur ir viesmīlīga zona, sākot no ražotnes līdz viesnīcai.
Pienākumi
Reģistratūras darbinieka galvenie pienākumi ir likt cilvēkiem justies gaidītiem, atbildēt uz jautājumiem un novirzīt viņus uz citām ēkas daļām. Papildus tam lielākā daļa strādā birojā. Viņi apstrādā rakstisku korespondenci, plāno tikšanās, sūta un pārsūta e-pastus, apkopo atskaites un nodrošina netraucētu biroja darbību. Vēstuļu un paku sagatavošana nosūtīšanai ir regulārs darbs, kā arī labu attiecību veidošana ar sūtījumu un kurjeru pakalpojumiem.
Reģistratūras darbiniekiem, kuri ir strādājuši kādu laiku, var būt papildu pienākumi, piemēram, viegla grāmatvedība un potenciālo pārdevēju izpēte. Īpaši bieži tas notiek uzņēmumos, kuros nav cita administratīvā personāla, piemēram, sekretāra. Viņš vai viņa var arī ģenerēt atskaites un izklājlapas un palīdzēt organizēt sanāksmes. Dažos uzņēmumos administratori arī uztur failus par citiem darbiniekiem, tostarp informāciju par viņu apmeklējumu un darbības pārskatiem.
Specializācijas
Reģistratūras darbiniekiem dažkārt ir specializācijas atkarībā no viņu darba vietas. Piemēram, personai, kas strādā juridiskajā birojā, var būt nepieciešama pamata izpratne par tiesību veidiem, kuros viņa vai viņas firma specializējas, savukārt personai, kas strādā medicīnas birojā, var būt nepieciešama medicīniskā rēķinu izrakstīšana un pamata izpratne. par veselības apdrošināšanu. Tāpat viesnīcas reģistratūras darbiniekam ir jāspēj pieņemt rezervācijas un novirzīt cilvēkus uz vietējiem uzņēmumiem un orientieriem. Tie, kas strādā vietās, kur ražo taustāmus produktus vai mājas eksponātus, piemēram, rūpnīcā vai muzejā, var vadīt apmeklētājus arī ekskursijās. Dažās vietās cilvēki šajā amatā var palīdzēt nodrošināt drošību, piesakoties un izejot no apmeklētājiem vai lūdzot apmeklētājiem identifikāciju.
Personiskās un izglītības prasības
Reģistratūras darbiniekam ir jābūt ļoti organizētam, draudzīgam un saistošam. Viņam vai viņai jāspēj ļoti labi veikt vairākus uzdevumus un vajadzības gadījumā noteikt projektu prioritātes. Atšķirība starp labu un lielisku administratoru bieži vien ir saistīta ar labām problēmu risināšanas prasmēm un spēju sazināties ar dažādiem cilvēkiem.
Ikvienam šajā amatā ir labi jāprot strādāt ar datoriem un telekomunikāciju sistēmām. Viņam vai viņai ir regulāri jāsazinās ar darbiniekiem, klientiem un pārdevējiem, kā arī jāspēj efektīvi sazvanīt, sūtīt e-pastu un nosūtīt īsziņas cilvēkiem pēc vajadzības. Lai gan tas ne vienmēr ir nepieciešams, tīmekļa videokonferences un Voice over IP (VoIP) apmācība ir plus.
Lai strādātu par reģistratūru, nav formālu izglītības prasību. Daži uzņēmumi pieņem cilvēkus, kuriem ir tikai vidusskolas diploms, un apmāca viņus darbā. Tomēr, ja ir vismaz asociētais grāds, tas var ievērojami palielināt personas iespējas iegūt šāda veida darbu, un dažās vietās ir nepieciešami augstāki grādi.