Sekretāriem var būt dažādi pienākumi atkarībā no viņu darba vietas, taču kopumā viņi ir atbildīgi par biroja nevainojamu darbību, veicot gan administratīvus, gan zema līmeņa vadības uzdevumus. Šie speciālisti parasti atbild uz telefona un e-pasta saraksti un pārvalda kartotēkas; viņi var arī šķirot pasta sūtījumus, organizēt sanāksmes un koordinēt saziņu starp birojiem. Vairumā gadījumu darbs tiek uzskatīts par “sākuma līmeni”, kas nozīmē, ka panākumiem nav nepieciešamas īpašas prasmes vai izglītības kvalifikācija. Tāpat arī parasti ir vieta progresam. Cilvēki ar lielu potenciālu vai pieredzi bieži vien kandidē uz arvien prestižākiem darbiem ar arvien lielāku atalgojumu.
Administratīvā asistenta, ierēdņa un personīgā asistenta darbi parasti ir iekļauti šajā lietussargā. Visi šie amati ir administratīvi, un tie parasti ir vērsti uz dokumentu kārtošanu un elektronisko dokumentu pārvaldību. Viens no vienīgajiem izņēmumiem ir valdības līmeņa vai citi oficiāli “sekretāri”, piemēram, aizsardzības ministrs vai Valsts kases sekretārs. Lai gan šie nosaukumi var liecināt par tīri zema līmeņa amatiem, ierēdņi, kas pilda šos pienākumus, parasti ieņem diezgan augstus amatus un parasti paši neveic administratīvu vai kancelejas darbu.
Rakstniecības prasmes
Biroja vadība ir viens no svarīgākajiem sekretariāta uzdevumiem. Šī darba kategorija var būt nedaudz plaša, bet gandrīz vienmēr ietver administratīvus un lietvedības pienākumus. Sekretāri parasti pārvalda biroja dokumentus, kas ietver pasta sūtīšanu un saņemšanu, kartotēkas izveidi un organizēšanu un korespondences pārvaldību. Lielākajā daļā iestatījumu datorprasmes un tekstapstrādes prasmes ir būtiskas.
Atbildēšana uz telefona zvaniem arī ir svarīga darba daļa vairumā vietu. Sekretāri bieži ir pirmie cilvēki, ar kuriem klienti un klienti runās, zvanot uzņēmumam. Tāpēc parasti ir nepieciešamas labas manieres un pieklājīga izturēšanās. Profesionāļiem parasti ir jāpierāda liels takts, pieņemot ziņas, aizturot zvanītājus vai atbildot uz pamatjautājumiem.
Plānošana un kalendārs
Daudzos iestatījumos administratīvais personāls ir atbildīgs par biroja kalendāru, kā arī atsevišķu darbinieku kalendāru pārvaldību. Viņi bieži ir atbildīgi par sanāksmju un tikšanos plānošanu, kā arī uzmanās no konfliktiem un dubultām rezervācijām. Šis uzdevums ir īpaši izteikts tādās vietās kā medicīnas prakse, kur pacienti pastāvīgi zvana uz tikšanos, bet var rasties visur, kur augstāka līmeņa darbinieki ir “pieprasīti”. Pat ja runa ir tikai par pusdienu sanāksmes ieplānošanu vai vakariņu rezervāciju organizēšanu, sekretāri parasti ir vieni no pirmajiem, pie kuriem vadītāji un vadītāji vēršas pēc palīdzības.
Vadības pienākumi
Papildus lietvedības prasmēm administratīvajam personālam ir jāpārvalda laiks un cilvēki. Viņiem ir jāparedz biroja darbinieku vajadzības, ātri jāatrisina iekšējās problēmas un jāstrādā efektīvi, lai koordinētu un savestu kopā dažādus cilvēkus. Lieliskas cilvēku prasmes ir patiešām svarīgas, jo īpaši, ja runa ir par vadītāju un citu svarīgu darbinieku vadīšanu. Liela daļa darba var būt “aizkulisēs”, kad sekretāri paredz savu priekšnieku vajadzības un prasības, pirms tiek izteikti pieprasījumi.
Amats personāla hierarhijā
Lielākajā daļā biroju sekretāri tiek uzskatīti par nedaudz zemiem un gandrīz vienmēr atrodas biroja knābāšanas secības apakšā. Viņi parasti atbild gan vidēja līmeņa, gan augstākā līmeņa vadībai, un viņiem parasti ir vienādi jāpalīdz visiem. Lielos uzņēmumos un birojos bieži vien ir veselas sekretariātu kopas, un tādā gadījumā veidojas kaut kas no niansētākas hierarhijas. Šajos iestatījumos dažiem darbiniekiem var tikt uzdots veikt niecīgus darbus, piemēram, reģistrēt un atbildēt uz tālruņa zvaniem, savukārt citi var pārvaldīt grafikus un sazināties ar augstāka līmeņa darbiniekiem. Attīstība šajos birojos parasti ir atkarīga no laika un pieredzes.
Daži no prestižākajiem darbiem, ko sekretārs var iegūt, ir personīgās palīdzības jomā. Daudziem augstākajiem vadītājiem un uzņēmumu vadītājiem ir uzticīgi administratori, kuru visa darba dzīve ir veltīta viena vadītāja grafika aprūpei un pārvaldībai. Šāda veida sekretāriem parasti ir jāstrādā ilgas stundas un jārisina dažkārt neparedzamas prasības un lūgumi, taču bieži vien viņš ir viens no vislabāk apmaksātajiem un visvairāk cienītajiem šajā profesijā.
Apmācības un izglītības prasības
Dažādiem darba devējiem ir atšķirīgas prasības attiecībā uz viņu sekretāru izglītību. Dažos gadījumos ir nepieciešams tikai vidusskolas diploms vai līdzvērtīgs sertifikāts, savukārt citos gadījumos priekšroka tiek dota faktiskajiem sekretāra sertifikātiem vai grādiem. Kopienu koledžas un arodskolas bieži piedāvā programmas, kurās ieinteresētie studenti var apgūt tekstapstrādes un biroja pārvaldības smalkumus. Šāda veida kursu apmeklēšana bieži ir laba ideja, pat ja tas nav stingri noteikts, jo tas var palīdzēt lietojumprogrammai izcelties un var palīdzēt jauniem darbiniekiem iegūt pieredzi.
Īpaši apstākļi: ierēdņi un valdības sekretāri
Termins “sekretārs” ne vienmēr var būt saistīts ar biroja administratoru. Dažos gadījumos, jo īpaši gadījumos, kad ir iesaistītas augsta ranga valdības amatpersonas, apzīmējumu var izmantot kā goda pienākumus, lai norādītu uz plašas lietu jomas pārvaldību. Ierēdņi, kas vada departamentus vai pārrauga galvenās valdības nodaļas, var izmantot sekretāra amatus, taču viņu amatus nevajadzētu jaukt ar biežāk sastopamām biroja vadības lomām.