Skaidras naudas kontrole ir process, ko izmanto, lai pārbaudītu visas saņemtās skaidrās naudas, kā arī visu skaidrās naudas izmaksu pilnīgu raksturu un precīzu uzskaiti. Kā plašs atbildīgas finanšu grāmatvedības princips, šis process notiek jebkurā vidē, kurā tiek pirktas un pārdotas preces un pakalpojumi. Tādējādi uzņēmumi, bezpeļņas organizācijas un mājsaimniecības izmanto tās pamatprincipus.
Lai pilnībā izprastu skaidrās naudas kontroli, ir lietderīgi saprast, kas ir domāts ar skaidru naudu, runājot par finanšu grāmatvedību. Līdztekus valūtai un monētām šis termins ietver arī finanšu apmaiņas veidus, piemēram, naudas pārvedumus, kredītkaršu kvītis un čekus. Būtībā atbilst jebkura veida finanšu apmaiņa, par kuru var nekavējoties vienoties par fiksētu vērtību.
Skaidras naudas kontrole nozīmē visu šo finanšu instrumentu veidu kompetentu pārvaldību, uzturot precīzu izsekošanas sistēmu, kas uzskaita gan skaidras naudas saņemšanu, gan izmaksu. Šī procesa izstrāde parasti nav grūta, un ir daži pamata elementi, kas tiks iekļauti procesā neatkarīgi no tā, vai procedūra tiek izmantota mājās vai birojā vai biznesa vidē.
Pirmkārt, visi darījumi, kas saistīti ar skaidru naudu, nekavējoties jādokumentē un jāreģistrē. Uzkrāšanas metode, kurā ieņēmumus un izdevumus ieraksta to rašanās brīdī, nevis to saņemšanas vai samaksas brīdī, netiek izmantota. Katrs kases čeks tiek reģistrēts saņemšanas brīdī, savukārt katrs izmaksa tiek ievadīta maksājuma veikšanas brīdī. Šim dokumentācijas režīmam ir nepieciešamas tikai dažas pamata veidnes, kurās tiks ierakstīti nepieciešamie dati. Mājas vajadzībām norēķinu kontu var izmantot, lai izsekotu visu skaidrās naudas iemaksu, kas iemaksāta kopējā kontā mājas labā, un čeku grāmatiņas reģistrs var kalpot kā pamatdokuments, kas reģistrē ienākošos un izejošos darījumus.
Pēc tam stabilām procedūrām ir nepieciešams, lai būtu vairākas, bet ierobežotas personas, kurām ir piekļuve skaidrai naudai, kas kalpo diviem mērķiem. Pirmkārt, cilvēkus var saukt pie atbildības par naudas pārvaldību. Otrkārt, ja procesu pārrauga vismaz divi cilvēki, tas palīdz nodrošināt, ka svarīgi darījumi var notikt jebkurā laikā, pat ja viena persona kāda iemesla dēļ nav pieejama.
Skaidras naudas kontrole arī pieprasa, lai ar uzdevumu saistītie dokumenti tiktu glabāti atsevišķi no skaidras naudas fiziskās atrašanās vietas. Citiem vārdiem sakot, grāmatvedības grāmatiņu, kas tiek izmantota skaidras naudas darījumu uzskaitei, nevajadzētu glabāt seifā ar valūtu, naudas pārvedumiem un čekiem. Šis vienkāršais piesardzības pasākums palīdz nodrošināt, ka ar skaidru naudu saistīto lietisko pierādījumu grozīšana ir grūtāka un tādējādi samazina zādzības iespējamību.