Izveidojot sakārtotu kartotēku, birojs darbosies raitāk neatkarīgi no tā, vai strādājat no mājām vai lielā koplietojamā darbvietā. Loģiskā kartotēka ir ļoti svarīga, ja vienus un tos pašus failus izmanto vairākas personas, jo tā ļaus ikvienam ātri un viegli piekļūt vajadzīgajai informācijai. Ja kārtojat savu kartotēku, plānojiet tam atvēlēt vismaz vienu dienu, lai procesa vidū nezaudētu izpratni par to, ko darāt.
Lai sāktu veidot organizētu kartotēku, sadaliet savu darbu divās kategorijās: aktīvajā un arhīvajā. Aktīvajā materiālā ietilps nepabeigtas darbības, notiekošie projekti vai lasāmmateriāls, kam jābūt viegli pieejamam. Arhīva materiālos ir iekļauti dati, kuriem nav jābūt viegli pieejamiem. Plānojiet atvēlēt vietu blakus rakstāmgalda aktīvajiem priekšmetiem un citu arhivēšanas zonu. Plānojiet arī arhīvu izmešanas grafiku. Apsveriet juridiskos ierobežojumus, pirms izmetat arhivēto materiālu: piemēram, dažiem uzņēmumiem ir jāsaglabā finanšu uzskaite noteiktu laika periodu.
Veidojot sakārtotu kartotēku, apsveriet, kāda veida aktīvo materiālu jūs izmantojat. Piemēram, ja esat grāmatvedis, jums var būt neapmaksāti rēķini, kreditoru parādi, parādi, kā arī peļņas un zaudējumu pārskati par ceturksni, kurā strādājat. Ja esat dizainers, iespējams, jums ir vairāki projekti dažādiem klientiem, paraugi gaida, cenas, par kurām gaidāt atbildi, un tā tālāk. Izveidojiet savai kartotēkas sistēmai brīvu kategoriju kopu un plānojiet izveidot apakškategorijas vispārīgajās kategorijās. Tādā veidā jūs zināt, ka varat atrast visus neapmaksātos rēķinus, piemēram, vienā centrālā vietā. Šajā vietā rēķini var būt sakārtoti alfabētiskā secībā pēc pārdevēja, summas secībā vai kādā citā jums saprotamā veidā.
Pēc tam iestatiet arhīva mapes. Veidojot sakārtotu kartotēku, plānojiet izmantot metodi, kas ir loģiska jums un citiem biroja vidē. Varbūt vēlaties sakārtot arhīvus alfabētiskā secībā pēc projekta. Nelielā birojā, kur faili tiek glabāti centrālā vietā, arhīvi, iespējams, ir jāsadala pēc tematiem: projekti, finanšu ieraksti, lietotāja rokasgrāmatas un tā tālāk. Katrā plašajā kategorijā izveidojiet mazākas mapes.
Kad veidojat mapes organizētai kartotēkai, izmantojiet lielus, viegli lasāmus fontus cilnēs, kas izceļas krietni virs pārējās mapes, lai varētu ātri atrast sadaļu. Jums var būt noderīgi arī izmantot krāsu kodētas cilnes vai failus, lai jūs varētu redzēt skaidru vizuālu sadalījumu starp kategorijām. Saglabājiet mapju, cilņu un aprīkojuma krājumus, lai vajadzības gadījumā varētu viegli izveidot vairāk failu: nepakļaujieties kārdinājumam izveidot paplāti, kas jāiesniedz.
Kad esat izveidojis kartotēkas sistēmu, varat integrēt visu papīru un drukāto materiālu, kas jāiesniedz. Iztukšojiet visus savus dokumentu skapjus, gaidīšanas paliktņus un citas papīra kaudzes. Izlasiet visu materiālu, vispirms nosakot, kas jāsaglabā un kas jāizmet. Ne katrs papīra gabals ir jāsaglabā: paturiet atbilstošo vai noderīgo materiālu un atbrīvojieties no pārējā. Jūsu kartotēkas sistēmā nevajadzētu ietvert katru papīra gabalu, kas jebkad ir izmantots uzņēmuma vēsturē. Tīrīšanas laikā sakārtojiet materiālu aktīvajās vai arhīva kategorijās un ievietojiet to attiecīgajā apgabalā.
Kad esat izveidojis sakārtotu kartotēku, jūs, iespējams, atklāsiet, ka jūsu dzīve ir daudz vieglāka. Uzturiet sistēmu, bieži iztīrot veco materiālu, un sekojiet līdzi dokumentācijai, lai novērstu materiāla uzkrāšanos.