Dokumentu skapis ir mēbele, ko izmanto gan biznesa, gan personīgo lietu glabāšanai. Visbiežāk faili šajos skapjos tiek ievietoti izturīgās mapēs un dažreiz sakārtoti alfabētiskā secībā. Šīs mapes parasti tiek pakārtas uz metāla rāmjiem, ko sauc par failu skapju plauktiem, kas ietilpst atvilktnēs. Statīvi atbalsta mazas cilnes, kas ir iebūvētas mapēs katrā pusē.
Parasti tiek izmantoti divu veidu kartotēkas skapji, un abos dokumentu glabāšanai tiek izmantoti kartotēkas plaukti. Vienam tipam ir dziļas atvilktnes, kas ir nedaudz platākas par dokumentiem, kas tajās paredzēti. Dokumenti tiek glabāti viens aiz otra no atvilktnes priekšpuses līdz aizmugurei. Otram tipam ir platas, kumodei līdzīgas atvilktnes, kas ir nedaudz dziļākas par dokumentiem, kas tajās būs. Tajos dokumentus parasti glabā no kreisās puses uz labo.
Dokumentu skapju plaukti ir ievietoti atvilktnēs, lai turētu lietas. Statīvi ļauj mapes viegli izcelt, vajadzības gadījumā pārkārtot un pārvietot no ceļa, lai starp esošajām mapēm varētu ievietot jaunus failus. Tā kā lielākā daļa reģistrēšanas sistēmu pastāvīgi mainās, jo tiek pievienoti jauni klienti vai tiek dzēsti vecie konti, šī kārtība atvieglo reģistrēšanas pārvaldību.
Statīviem ir atbalsta kājas, kas padara tos gandrīz tādā pašā augstumā kā atvilktnes. Kājas pieskrūvē pie garajām sānu daļām, kas ir taisnstūra rāmja daļas, kurā atrodas failu mapes. Dokumentu skapju plaukti ir izgatavoti tā, lai tie būtu piemēroti dažāda veida atvilktnēm, un parasti tie viegli ieslīd kartotēkas atvilktnē, kad tie ir salikti. Statīvi parasti tiek iegādāti plakanos iepakojumos, kuros ir visas nepieciešamās detaļas, lai lietotājs tās varētu salikt, lai izveidotu trīsdimensiju ietvarus failu atbalstam.
Izvēloties kartotēkas skapi, viena no pirmajām lietām, ko pircēji pievērš uzmanību, ir kopējais izskats. Skapji ir funkcionāli vai mēbeļu veidi, lai gan katrs no šiem stiliem piedāvā plašu izskatu klāstu. Mēbeļu stila kartotēkas parasti ir smagi koka izstrādājumi, kas izgatavoti dažādās krāsās un stilos, lai saplūstu ar biroja interjeru tādās vietās kā juridiskie un medicīnas biroji. Dažreiz tie ir izgatavoti tā, lai tie izskatītos kā gala galdi vai citas mēbeles, lai padarītu to funkcionalitāti mazāk acīmredzamu.
Mazāk dekoratīvi kartotēkas skapji parasti ir no vienkārša metāla, parasti vienkrāsaini, un netiek mēģināts slēpt to, kas tie ir. Atvilktnēm priekšpusē ir metāla rokturi, ar kuriem tās var izvilkt. Abi stili bieži tiek izgatavoti ar slēdzenēm, lai aizsargātu dokumentus. Katram dokumentu skapja stilam joprojām ir nepieciešami dokumentu skapja plaukti iekšpusē, lai atbalstītu mapes.