Papīru uzturēšana kārtībā var palīdzēt atrast dokumentus, kad tie ir nepieciešami, nemeklējot visu. Daži cilvēki var netērēt laiku failu kārtošanai, jo viņi nav pārliecināti, ar ko sākt, taču ir svarīgi, lai viss būtu kārtībā un nepārblīvēts. Lai gan failu sakārtošana var šķist maz ticama, it īpaši, ja pašlaik skatāties uz pārpildītu failu skapi, tas ir ļoti iespējams.
Ir cilvēki, kuri var nezināt, cik ilgi viņiem vajadzētu glabāt savus dokumentus. Kamēr jūsu dokumenti ir nepieciešami nodokļu vajadzībām, ir svarīgi tos glabāt no janvāra līdz nodokļu nomaksas beigām nākamajā gadā. Pēc nodokļu nomaksas jūsu grāmatvedis var ieteikt, cik ilgi jums jāglabā dokumenti. Dokumenti par jūsu nodokļiem, medicīniskajiem dokumentiem, pensijas un krājkontiem un mājokļu uzskaiti ir jāglabā pastāvīgi. Papīri, kas attiecas uz jūsu dārgajām lietām, piemēram, rotaslietām, automašīnām un senlietām, arī ir jāuzglabā pastāvīgi. Kredītkaršu izraksti, kurus, iespējams, vēlēsities glabāt septiņus gadus, un komunālo pakalpojumu rēķini, kurus parasti varat saglabāt apmēram gadu.
Ja vēlaties kārtot failus, varat ietaupīt daudz laika un vietas, ja atbrīvojaties no tā, kas jums nav nepieciešams. Novietojiet katru papīru uz kaudzes ar citiem atbilstošiem papīriem un visu, ko nevēlaties, lieciet uz citas kaudzes, lai sasmalcinātu. Pēc izmēra samazināšanas jūs precīzi zināt, cik daudz vietas jums nepieciešams failiem.
Manilas mapes ir noderīgas, kad ir pienācis laiks kārtot failus. Uzrakstiet uz cilnes, ko satur katra mape, un sakārtojiet mapes alfabētiskā secībā. Ievietojiet katrā mapē esošos papīrus datuma secībā, piemēram, vecākos dokumentus ievietojiet aizmugurē un jaunākos priekšā. Tas ir ne tikai vienkāršāk, lai atrastu to, kas jums nepieciešams, bet arī gadījumos, kad jums ir jāiztīra mapes.
Papīra faili nav vienīgie faili, kas var tikt nesakārtoti; var arī digitālos failus. Lai zinātu, kas jums ir jākārto, izpētiet katru datora apgabalu un iztīriet failus, kas jums vairs nav vajadzīgi, neatkarīgi no tā, vai tie ir attēli vai dokumenti. Ja joprojām vēlaties failus, apsveriet iespēju tos pārsūtīt uz USB atmiņas atslēgu vai uz tukšu kompaktdisku.
Lai sakārtotu failus, katram no tiem ir jānorāda īpaša vieta. Tāpat kā papīra failiem, izveidojiet datorā atsevišķas mapes atbilstoši noteiktām kategorijām. Piemēram, sagrupējiet savus darba projektus vienā mapē un fotoattēlus no noteiktas ģimenes brīvdienām citā un attiecīgi marķējiet tos. Neatkarīgi no tā, vai tie jums ir nepieciešami vai izlemjat, ka vēlaties tos dzēst, jūs precīzi zināt, kur tos atrast. Lai viss būtu sakārtots, neaizmirstiet pareizi marķēt katru saglabāto digitālo failu un ievietot to attiecīgajā mapē.
Ja jums ir nesistemātiski faili, jūs varat būt sajukuši un neapmierināti, taču, ja tos kārtojat vienreiz, iespējams, tos vairs nevajadzēs darīt. Ja tos pastāvīgi organizēsiet, jums vairs nebūs jātērē laiks sākotnējam organizēšanas procesam no jauna. Ja veltāt laiku failu kārtošanai, jūs varēsiet atrast vajadzīgo, kad tas ir nepieciešams, bez pilnīgas meklēšanas procesa. Turklāt, ja faili tiek sakārtoti vienuviet, tie nekļūst par jucekli, kas pārplūst pārējā jūsu mājā.
SmartAsset.