Digitālās kartotēkas priekšrocības ir daudzas, un tās ietver samazinātas izmaksas uzņēmumam, ieguvumus videi, kā arī atvieglotu dokumentu šķirošanu, atrašanu un pārvietošanu. Sākotnējais digitālās kartotēkas izveides process var būt nedaudz sarežģītāks, taču daudzi biroji uzskata, ka bezpapīra birojs vai pat daļēji bezpapīra birojs uzņēmumam laika gaitā ir izdevīgs. Vēl viena no tādas digitālās kartotēkas priekšrocībām kā šī ir tā, ka tā ļauj birojam darboties mazākā vidē, jo dokumentu glabāšanai papīra kartotēkā nav nepieciešams daudz vietas.
Digitālo kartotēku sistēmu, kurā papīra dokumenti tiek vai nu ieskenēti datorā, vai vienkārši izveidoti datorā, var izveidot daudzās dažādās biroja vidēs. Vajadzības gadījumā dokumentus var izdrukāt, piemēram, nosūtīt pa pastu klientam, bet pretējā gadījumā biroja darbinieki var piekļūt dokumentiem datorā, netērējot papīru. Samazinot papīra un printera izmantošanu, uzņēmums var ietaupīt daudz naudas. Turklāt tas ir daudz izdevīgāk videi; pat ja birojs lielāko daļu papīra pārstrādā, papīra ražošana joprojām rada kaitējumu videi.
Digitālās kartotēkas glabāšana pilnībā notiek cietajos diskos. Tas ļauj vienā nelielā vietā uzglabāt tūkstošiem dokumentu, ietaupot vērtīgu biroja telpu. Cieto disku krātuves apjoms turpina palielināties, bet fiziskais izmērs samazinās, kas ir vēl viena priekšrocība. Turklāt drošības nolūkos dokumentu kopijas var dublēt daudzos citos cietajos diskos atsevišķās vietās, un tās var padarīt drošākas, izmantojot tādus rīkus kā paroles un šifrēšana. Dokumentu meklēšana un izvilkšana kļūst daudz vienkāršāka.
Meklēšanas veikšana cietajā diskā parasti aizņem tikai dažas minūtes. Pēc tam dokumentam var viegli piekļūt, to var mainīt, nosūtīt pa e-pastu vai izdrukāt pēc vajadzības. Daži uzņēmumi uzskata, ka tie nevar pilnībā darboties bez papīra, taču pat papīra izmantošanas samazināšana, piemēram, digitālās kartotēkas izmantošana jaunāku dokumentu glabāšanai, var kaut ko mainīt. Birojiem, kas vēlas ieviest digitālo kartotēku, būs jāiegūst papildu rīki, piemēram, skeneri, un dokumentu konvertēšana digitālās formās var aizņemt ievērojamu laiku, taču, kad sistēma ir iestatīta, to kļūst salīdzinoši viegli uzturēt.
SmartAsset.