Apmaiņas studenta uzņemšana gandrīz vienmēr ir jautra un aizraujoša pieredze visai ģimenei. Tomēr vienmēr ir jāveic sagatavošanās darbi pirms studenta ierašanās. Ko ģimene var darīt, lai apmaiņas students justos kā mājās?
Ja apmaiņas studentam ir sava istaba, sagatavošanās jāsāk šeit. Šī telpa būs studentu patvērums, un tai jābūt pēc iespējas aicinošākai. Ģimenei vajadzētu noskaidrot skolēna iecienītāko krāsu un dažus iecienītākos aksesuārus. Viņi var nevēlēties, piemēram, krāsot visu telpu tumši zilā krāsā, bet var vēlēties iekļaut tumši aksesuārus, piemēram, naktslampiņu, atkritumu tvertni vai segas. Ideālā gadījumā telpā vajadzētu būt rakstāmgaldam vai kāda veida mācību galdiņam un atbilstošai uzglabāšanas vietai ar skapi un kumode vai kumode. Varētu būt noderīgi arī iegādāties pilna garuma spoguli un uzstādīt to uz skapja durvīm.
Vecākiem arī jāpārliecinās, ka gadījumā, ja apmaiņas skolēnam ir kādas īpašas vajadzības, tās tiek nodrošinātas. Var būt nepieciešama ratiņkrēsla rampa vai margas vannas istabā. Apmaiņas studentam pat varētu būt dienesta dzīvnieks, un arī šī situācija ir jāņem vērā.
Ģimenei jābūt gatavai arī tam, ka apmaiņas skolēns saskarsies ar ilgām pēc mājām. Lielākajai daļai apmaiņas programmu ir konsultanti un citi darbinieki, kuri ir pieraduši risināt šo problēmu, un ar viņiem ir jākonsultējas pēc iespējas ātrāk. Ģimenei jākonsultējas arī ar savu ģimenes ārstu, paziņojot viņam, ka viņu mājās ir apmaiņas students. Lielākajai daļai apmaiņas studentu ir medicīniskā apdrošināšana, ko nodrošina viņu vecāki, bet, ja viņiem ir jādodas pie ārsta, kamēr viņi ir prom, viņi jutīsies ērtāk, ja viņu viesģimene pazīst ārstu.
Vairumā gadījumu viesģimenes mājvieta ir tāda, kāda tā ir. Apmaiņas students ierodas citā valstī, lai gūtu dzīves pieredzi šajā valstī, un viesģimenes mājas ir daļa no šīs pieredzes. Viesģimenei ir jāsagatavojas būt pēc iespējas pretimnākošai, uzmanīgai un laipnākai pret apmaiņas studentu.