Ir pieejami burtiski simtiem krājumu kontroles programmatūras programmu, un noteikti ir jāizvēlas vislabākā konkrētam uzņēmumam. Izpratne par to, kādas funkcijas piedāvā krājumu kontroles programmatūra, sākotnējā cena, visas periodiskās izmaksas, programmatūras saderība ar pašreizējām sistēmām un tās mērogojamība, ir faktori, kas jāņem vērā. Zinot, kas nepieciešams uzņēmuma biznesa atbalstam, palīdzēs pieņemt atbilstošu pirkuma lēmumu.
Šāda veida programmatūras kopīgās funkcijas ietver krājumu krājumu līmeņa izsekošanu, pirkuma pasūtījumu vēsturi, pašreizējo pirkuma pasūtījuma statusu un standarta cenu tabulas. Citas iekļautās funkcijas var būt šādas: sērijas numura izsekošana, automātiskās pārkārtošanas punkti, derīguma termiņa izsekošana, apjoma cenu noteikšanas tabulas, vairākas izmaksu metodes, krājumu atdalīšana vairākās vietās un komplektēšanas vai materiālu saraksta (BOM) procesa iespējas. Dažas vai visas no šīm funkcijām var būt nepieciešamas atkarībā no uzņēmuma veida, kurā tiks izmantota programmatūra.
Cena un periodiskas izmaksas ir citi faktori, kas jāpārskata, lemjot par to, kuru inventāra programmatūru iegādāties. Tā kā pirkuma cena tiks samaksāta iepriekš, nosakiet, cik ilgi programmatūra tiks izmantota, lai aprēķinātu gada izmaksas. Būtu jāpārskata arī periodiskas maksas, piemēram, licences maksas, jaunināšanas maksas un problēmu novēršanas maksas. Šo “papildu” cenas ievērojami atšķiras atkarībā no piegādātāja, tāpēc uzņēmumiem būtu jāsaprot, cik bieži to uzņēmumam var būt nepieciešams izmantot šos pakalpojumus, lai noteiktu, ko viņi var sagaidīt maksāt.
Programmatūras saderība ar pašreizējām sistēmām var būt vissvarīgākais faktors, lemjot, kā izvēlēties labāko krājumu kontroles programmatūru. Parasti uzņēmuma resursu plānošanas (ERP) sistēmās jau ir iekļauts krājumu kontroles modulis. Ja uzņēmums neizmanto ERP sistēmas vai tam ir citas sistēmas, piemēram, pētniecība un attīstība (R&D), inženiertehnisko izmaiņu izsekošana, noliktavas pārvaldība un finanšu pārvaldība, ko iekļaut jaunajā krājumu kontroles programmā, IT speciālistam ir jāpārbauda saderība. Ja pašreizējā un jaunā programmatūra nav savietojamas, uzņēmums nevarēs pilnībā izmantot visas informācijas plūsmas no vienas sistēmas uz otru.
Mērogojamība ir vēl viens faktors, kas jāņem vērā, izvēloties inventāra programmatūru. Atkarībā no uzņēmuma lieluma un nākotnes plāniem noteikta programmatūra var būt labāka par citām. Piemēram, ja uzņēmums plāno ievērojami paplašināties īsā laika periodā, vai programmatūra spēs atbalstīt daudz vairāk lietotāju un datu failu? Svarīgs faktors lēmumu pieņemšanas procesā ir nodrošināt, ka krājumu kontroles programmatūra spēj augt, uzņēmumam augot.
SmartAsset.