Kopumā minimālā sagatavošanās, kas nepieciešama, lai kļūtu par virtuālā biroja palīgu, ir vidusskolas grāds, kam seko noteikta biroja apmācība. Ir pieejamas kopienas koledžu un arodskolu programmas, kā arī tiešsaistes izglītības iespējas kādam, kas vēlas kļūt par virtuālā biroja palīgu, un daudzi cilvēki ar tradicionālo uzņēmējdarbības vai vadības grādu var kļūt par virtuālā biroja palīgiem. Lai specializētos vai pārietu uz juridisku vai medicīnisku amatu, var iegūt papildu apmācību un daudzos gadījumos sertifikāciju. Ja persona ir pašnodarbināta persona, dažas papildu prasības var ietvert ieguldījumus biroja iekārtās.
Virtuālā biroja asistentam būtībā ir tāds pats darba apraksts kā tradicionālajam biroja asistentam, izņemot to, ka viņš vai viņa parasti strādā ārpus mājas biroja kā ārštata darbinieks. Daudzos gadījumos virtuālajam birojam ir vairākas priekšrocības salīdzinājumā ar tradicionālo biroja vidi. Piemēram, tāldarbs bieži vien ir ērtāks darbiniekiem, un tas var būt rentablāks abām pusēm.
Tipiski biroja palīga pienākumi ietver administratīvus uzdevumus, piemēram, pamata datu ievades veikšanu un failu un ierakstu uzturēšanu. Citas izplatītas darbības ietver dokumentu sūtīšanu pa pastu, e-pastu un faksu, kā arī biznesa vēstuļu un atskaišu rakstīšanu. Biroja palīgi bieži ir atbildīgi par budžeta informācijas izsekošanu, kā arī par tikšanās un ceļojumu organizēšanu saviem vadītājiem. Virtuālais asistents var arī koncentrēties uz noteiktu nišu — viņš vai viņa varētu strādāt, piemēram, izdevējdarbībā kā virtuālais autora asistents; citi ir īpaši nolīgti juridiskai vai medicīniskai transkripcijai.
Lai kļūtu par virtuālā biroja asistentu, var apmācīt, sekojot parastajam sekretāra prasmju apguves ceļam vidusskolā un pēc tam pabeidzot viena līdz divu gadu biroja administrēšanas programmu profesionālajā-tehniskajā skolā vai kopienas koledžā. Arvien biežāk kopienas koledžas piedāvā arī programmas, kas īpaši paredzētas virtuālā biroja palīgiem. Daži kursu piemēri ietver datortehnoloģiju un vietņu dizainu, kā arī tradicionālās prasmes, piemēram, transkripciju un grāmatvedību.
Tā vietā, lai apmeklētu vietējo skolu, kāds, kurš vēlas kļūt par virtuālā biroja palīgu, visu mācību kursu var pabeigt tiešsaistē. Vairākas organizācijas piedāvā apmācības un apmācības programmas par dažādām izmaksām. Lai gan sertifikācija nav nepieciešama, lai kļūtu par virtuālā biroja palīgu, var iegūt sertifikātu, izmantojot Starptautisko virtuālo asistentu asociāciju (IVAA). Tas piedāvā apzīmējumus sertificēts virtuālais asistents, virtuālais asistents ar pārbaudītu ētiku un virtuālais asistents nekustamā īpašuma jomā. Ir pieejamas arī vairākas juridisko sekretāru sertifikācijas programmas.
Dažas pamatprasmes, kas parasti ir nepieciešamas, lai kļūtu par virtuālā biroja palīgu, ietver labu mutisku un rakstisku saziņu, kā arī zināšanas par biznesa etiķeti. Daudzos biroja darbos bieži ir nepieciešamas efektīvas mašīnrakstīšanas prasmes, kā arī tiek uzskatīts, ka uzmanība jāpievērš detaļām un spēja veikt vairākus uzdevumus. Turklāt ārštata darbiniekam parasti ir nepieciešams noteikts aprīkojums, lai izveidotu mājas biroju. Viņš vai viņa parasti izmanto vismaz datoru, printeri, tālruni un faksa aparātu.