Rakstot biznesa vēstuli, izmantojiet sarunvalodas toni un pareizu formatējumu, kā arī īsi. Pirms rakstīšanas plānojiet savu vēstuli, uzskaitot galvenās iekļaujamās jomas vai tēmas, kā arī visus konkrētus incidentus vai informāciju. Pēc tam nosakiet loģisku secību, kādā risināt problēmas. Īsi atsaucieties uz jebkuru iepriekšējo saraksti vai sarunām pirmajā rindkopā, pēc tam pārejiet pie biznesa vēstules mērķa. Pēdējā rindkopā skaidri norādiet visas turpmākās darbības.
Tonis
Izmantojiet patīkamu toni, īpaši, ja biznesa vēstulē ir negatīva darbība vai negatīva atbilde. Ja nepieciešams, norādiet atzinību par to, kā saņēmējs jums ir palīdzējis. Pēdējā rindkopā pateicieties saņēmējam par viņa laiku, uzmanību vai pūlēm. Neesot pārāk personisks, biznesa vēstulēm mēģiniet izmantot draudzīgu, līdzjūtīgu toni. Ja jūs vai jūsu uzņēmums ir pieļāvis kļūdu, esiet tiešs, atzīstot savu vainu.
Lai izvairītos no tendences rakstīt pārāk formāli biznesa vēstulē, izmantojiet tādus kontrakcijas, kādus parasti lieto runā. Iekļaujiet arī personiskos vietniekvārdus, piemēram, “es”, “mēs” un “mūsu”, nevis formālākas izvēles, piemēram, “uzņēmums”. Esi kodolīgs. Piemēram, tā vietā, lai rakstītu “Mēs saņemam jūsu saraksti par…”, vienkārši ierakstiet “Mēs saņēmām…”. Ļoti formālas frāzes ir piemērotākas noteikta veida juridiskos dokumentos vai sarakstē nekā vienkāršās biznesa vēstulēs.
formāts
Izmantojiet pareizo biznesa vēstules formātu. Bloku stils ir vienkāršākais. Bloka stila burtā visas daļas sākas ar kreiso malu bez ievilkumiem.
Galveno komponentu secība
Ja izmantojat vēstuļu veidlapas ar augšpusē uzdrukātu uzņēmuma vai personas vārdu, vārds un adrese nav jāievada. Ja neizmantojat veidlapas, ierakstiet savu adresi lapas augšdaļā. Lielākajai daļai biznesa vēstuļu nevajadzētu izmantot greznus rakstāmpiederumus vai krāsainu papīru.
Apmēram trīs līdz desmit rindiņas pēc adreses vai zem veidlapas drukas ierakstiet datumu un noteikti uzrakstiet mēnesi. Četras rindiņas zem datuma ierakstiet iekšējo adresi. Iekšējā adresē ir norādīts adresāta pilns vārds, adrese, pilsēta un pasta indekss, katrs no tiem ir atsevišķā rindā. Atstājiet vienu tukšu rindiņu starp pēdējo adreses rindiņu un sveicienu. Sveiciens parasti ir formātā “Cienījamais Smita kungs” vai “Cienījamā Džonsa kundze” — šo piemēru vietā, protams, izmantojot saņēmēja faktisko uzvārdu, kam seko kols.
Katra vēstules rindkopa atdala vienu tukšu rindiņu. Ierakstiet beigu vārdu, piemēram, “Ar cieņu” vai “Ar cieņu”. Pēc aizvēršanas izmantojiet komatu.
Atstājot trīs vai četras tukšas rindiņas parakstam, ierakstiet savu vārdu. Ja vēlaties, novietojiet savu amata nosaukumu zem sava vārda. Ja savā biznesa vēstulē iekļaujat pielikumus vai pielikumus, ierakstiet atbilstošo vārdu — “Pielikums” vai “Pielikums” — aiz tukšas rindiņas zem ievadītā vārda vai nosaukuma.
Korektūra
Pārbaudiet savu biznesa vēstuli pēc tās uzrakstīšanas, lai pārliecinātos, ka viss ir pareizi un pilnīgs, ieskaitot visus datumus un naudas summas. Koriģējiet vēstuli, lai atrastu drukas vai gramatikas kļūdas. Palūdziet kādam citam izlasīt jūsu vēstuli pirms tās nosūtīšanas un neaizmirstiet parakstīt vēstuli ar zilu vai melnu tintes pildspalvu.
SmartAsset.