Daudzos aspektos priekšlikuma vēstules rakstīšana ir kā jebkura cita veida biznesa rakstīšana. Skaidrs, kodolīgs un precīzs raksts ir svarīgs jebkuram biznesa dokumentam. Tomēr biznesa priekšlikumiem ir nepieciešami īpaši komponenti, piemēram, priekšlikuma pavadvēstule. Priekšlikuma vēstule, līdzīgi kā CV pavadvēstule, kalpo kā pieklājīgs ievads konkrētajam priekšlikumam. Aktīvās balss izmantošana, pieņemtās lietišķās rakstīšanas etiķetes ievērošana un atzinības izrādīšana par lasītāja ierobežoto laiku ir vissvarīgākie sekmīgai reakcijai.
Bieži vien, kad lielas organizācijas ievieto pieprasījumus vairākiem projektiem, piedāvājuma pavadvēstule kalpo, lai informētu lasītāju, uz kuru priekšlikuma pieprasījumu (RFP) dokuments atbild. Ja starp profesionāļiem vai uzņēmumiem nav saiknes, priekšlikuma vēstule darbojas gan kā ievads, gan kā iespēja atstāt labu pirmo iespaidu. Ja attiecības jau pastāv, pavadvēstule var kalpot kā iespēja izteikt komplimentu, izteikt atzinību vai turpināt uzturēt labu gribu starp abām pusēm.
Neatkarīgi no tā, vai starp pusēm pastāv attiecības vai nē, katrai priekšlikuma vēstulei ir jāievēro pareiza biznesa rakstīšanas etiķete. Piemēram, dokumentam jābūt formatētam ar pareiziem virsrakstiem, kārtīgām piemalēm un standarta burtveidolu vai fontu. Paredzama vēstules adresēšana pareizajam kontaktam un klienta kultūrai pieņemama profesionāla sveiciena izmantošana. Nepareiza kontaktinformācija vai pārāk neformāls sveiciens var ietekmēt to, vai priekšlikuma vēstule tiek izlasīta vai atmesta.
Papildus pareizai etiķetei svarīgs ir arī priekšlikuma vēstules tonis. Formālas, tomēr personalizētas pieejas parasti vislabāk darbojas Rietumu kultūrās, un dažas biznesa attiecības pieļauj neformālu toni. Austrumu kultūras parasti, lai gan ne vienmēr, dod priekšroku formālai, profesionālai pieejai. Ja rodas šaubas par pareizo toni, vislabākā ir formāla un profesionāla pieeja.
Lai gan neviena priekšlikuma vēstule negarantē pieņemšanu, aktīva balss un kodolīga rakstīšana uzlabo izredzes. Nelietojiet divus vai trīs vārdus, kad pietiks ar vienu. Īsi, vienkārši teikumi ir labāki nekā gari, sarežģīti teikumi. Aktīvā balss atspoguļo skaidrību un pārliecību, tāpēc rakstīšanā izvairieties no darbības vārdiem “būt”. Izvairieties no tādām frāzēm kā “ja vēlaties” vai “jūs varētu dot priekšroku”. Tā vietā izvēlieties spēcīgus darbības vārdus un tiešus aicinājumus uz darbību.
Konkrēts priekšlikuma vēstules saturs katram projektam un biznesa attiecībām būs atšķirīgs. Viena izplatīta kļūda, ko profesionāļi pieļauj, rakstot pavadvēstuli, ir pievienotajos dokumentos ietvertās informācijas pārskatīšana vai apkopošana. Ņemiet vērā, ka lielākajai daļai biznesa speciālistu ir ierobežots laiks. Cieniet sava lasītāja laiku un vienkārši nepārrakstiet sava priekšlikuma saturu. Tā vietā rakstiet savu vēstuli, paturot prātā klātienes ievadu: ko jūs teiktu vai kā jūs personīgi prezentētu sevi pirms priekšlikuma dokumenta nodošanas?
SmartAsset.