TJG Online
Bizness un ekonomika

Kādi ir ārpakalpojumu veidi?

Atjaunināts Publicēts 3 min lasīšana

Īsā atbilde

Ārpakalpojums ir kādas uzņēmuma funkcijas nodošana ārējam izpildītājam uz līguma pamata. Ārpakalpojumus iedala pēc funkcijas, piemēram, grāmatvedība, informācijas tehnoloģijas, personāla vadība, klientu apkalpošana, loģistika un ražošana, un pēc izpildītāja atrašanās vietas, proti, vietējais, tuvzonas vai attālinātais ārpakalpojums.

Biežākais dalījums ir pēc funkcijas. Atbalsta procesu ārpakalpojumā nonāk grāmatvedība un algu aprēķins, lietvedība, personāla atlase, juridiskais atbalsts un iepirkumi. Informācijas tehnoloģiju jomā ārpakalpojumā nodod infrastruktūras uzturēšanu, izstrādi, testēšanu, kiberdrošības uzraudzību un lietotāju atbalsta dienestu. Klientu apkalpošanā to izmanto zvanu centriem un sarakstei. Ražošanā runa ir par līgumražošanu, kad pasūtītājs projektē un pārdod preci, bet to izgatavo cits uzņēmums, bet loģistikā par noliktavu un piegāžu nodošanu operatoram.

Otrais dalījums ir ģeogrāfisks. Vietējais ārpakalpojums nozīmē izpildītāju tajā pašā valstī, un tā priekšrocība ir kopīga valoda, laika zona un tiesiskā vide. Tuvzonas ārpakalpojums ir izpildītājs kaimiņreģionā, piemēram, Baltijā vai Austrumeiropā strādājošs uzņēmums Skandināvijas klientam. Attālinātais ārpakalpojums ir izpildītājs citā kontinentā, parasti ar zemākām izmaksām, bet ar lielāku koordinācijas un kvalitātes kontroles slogu. Atsevišķi jāmin uzņēmuma paša izveidots pakalpojumu centrs citā valstī, kas formāli nav ārpakalpojums, jo izpildītājs paliek koncerna iekšienē.

Trešais dalījums ir pēc sadarbības dziļuma. Var nodot atsevišķu uzdevumu, piemēram, gada pārskata sagatavošanu, var nodot visu procesu ar atbildību par rezultātu, un var izmantot darbaspēka nodrošināšanas pakalpojumu, kad izpildītāja darbinieki strādā pasūtītāja vadībā. Pēdējais gadījums Latvijā ir regulēts atsevišķi kā darbaspēka nodrošināšanas pakalpojums, un tam ir savas prasības gan darba tiesībās, gan nodokļos, tāpēc to nedrīkst jaukt ar parastu pakalpojuma līgumu.

Lēmumu par nodošanu ir vērts pieņemt noteiktā secībā. Vispirms jāapraksta process tā, kā tas notiek patlaban, ar apjomu skaitļos un ar laiku, ko tas aizņem. Tad jāsarēķina pašreizējās pilnās izmaksas, ieskaitot algas, nodokļus, programmatūru un vadītāja laiku, jo bez šī skaitļa piedāvājumu salīdzināt nav iespējams. Pēc tam jādefinē, kas ir labs rezultāts, un tas jāizsaka mērāmi. Tikai tad ir jēga prasīt piedāvājumus. Visbiežākā kļūda ir nodot ārpakalpojumā nesakārtotu procesu, cerot, ka izpildītājs to sakārtos: parasti notiek pretējais, un haoss tiek nopirkts par augstāku cenu.

Latvijā jāņem vērā arī nozaru regulējums. Grāmatvedības ārpakalpojuma sniedzējiem ir noteikta licencēšanas kārtība, un licenču reģistru uztur Valsts ieņēmumu dienests. Finanšu sektorā ārpakalpojumiem ir papildu prasības un informēšanas pienākums pret Latvijas Banku. Ja izpildītājs apstrādā personas datus, ir nepieciešams datu apstrādes līgums atbilstoši Vispārīgajai datu aizsardzības regulai, un atbildība pret datu subjektu paliek arī pasūtītājam kā pārzinim.

Uz ko skatīties līgumā

Būtiskākais ir precīzs pakalpojuma apraksts un izmērāmi kvalitātes rādītāji: reakcijas laiks, pieļaujamais kļūdu līmenis, atskaišu biežums. Tikpat svarīgi ir vienoties par datu piederību un atdošanu, par konfidencialitāti, par apakšuzņēmēju piesaisti un par atbildības apjomu, ja kļūda rada zaudējumus vai naudas sodu.

Otra lieta, ko bieži aizmirst, ir izejas plāns. Līgumā vajadzētu paredzēt pārejas periodu, datu nodošanu izmantojamā formātā un pienākumu sadarboties ar jauno izpildītāju. Bez tā uzņēmums kļūst atkarīgs no viena piegādātāja, un cenu pārrunas nākamajā periodā notiek nevienlīdzīgos apstākļos.

Kas paliek pasūtītāja atbildībā

Nodot var darbu, bet ne atbildību likuma priekšā. Par nodokļu deklarāciju pareizību atbild uzņēmuma valde arī tad, ja grāmatvedību kārto ārpakalpojuma sniedzējs. Par personas datu apstrādi atbild pārzinis, pat ja tehniski datus apstrādā cits. Par preces atbilstību atbild tas, kurš to laiž tirgū, nevis līgumražotājs.

Tāpēc pasūtītājam ir jāpatur sev vismaz trīs lietas: piekļuve saviem datiem reālā laikā, iespēja pārbaudīt izpildītāja darbu un viens savs darbinieks, kurš procesu saprot pietiekami labi, lai pamanītu kļūdu. Bez šī cilvēka kļūdas atklājas tikai tad, kad tās jau radījušas sekas.

Kad ārpakalpojums neatmaksājas

Ārpakalpojums reti ir izdevīgs, ja funkcija ir uzņēmuma konkurences pamatā, ja process mainās katru nedēļu, ja informācija ir ļoti jutīga vai ja apjoms ir tik mazs, ka vadīšanas izmaksas pārsniedz ietaupījumu.

Pretēji, tas parasti atmaksājas atkārtojamos, labi aprakstāmos procesos ar skaidru rezultātu un mainīgu apjomu, kā arī tur, kur vajadzīga specializēta kvalifikācija, ko nav jēgas uzturēt uz pilnu slodzi. Robežgadījumos ir vērts sākt ar vienu procesa daļu uz pārbaudes periodu un tikai pēc tam lemt par pārējo.

Avoti

Visi jautājumi sadaļā Bizness un ekonomika Sadaļas jautājumi ar burtu Ā Ziņot par neprecizitāti