Administratīvais asistents var strādāt tieši viena vecākā administratora pakļautībā, vai arī viņa var strādāt kā administratoru komandas asistente. Šī pozīcija pastāv daudzās jomās un nozarēs, sākot no militārās līdz arhitektūras projektēšanai. Administratīvā asistenta pienākumos bieži ietilpst kancelejas pienākumi, taču dažās nozarēs tie var ietvert specializētākus uzdevumus.
Daudz laika pavadīšana pie datora bieži vien ir daļa no administratīvā asistenta darba. Visticamāk, ka viņa daudz rakstīs. Dokumenti, ko viņa var ierakstīt, var ietvert ziņojumus vai saraksti no vecākā administratora trešajai pusei. Dažreiz viņa var rakstīt no viņai sniegtajiem melnrakstiem vai piezīmēm. Citreiz viņai var prasīt pašai rakstīt materiālus.
Administratīvā asistenta pienākumos var ietilpt arī citu personu veiktā darba pārskatīšana. Daži vecākie administratori pieprasa saviem administratīvajiem asistentiem izlasīt dokumentus un ziņojumus, ko rakstījuši citi darbinieki. Administratīvajam asistentam var būt nepieciešams izcelt kļūdas vai jomas, kurās valoda ir pārāk tehniska plašai auditorijai.
Administratīvā asistenta pienākumu sarakstā var būt arī atbildēšana uz pieprasījumiem, jautājumiem un sūdzībām. Vecākie administratori bieži ir pārāk aizņemti, lai sazinātos ar visiem, kam nepieciešama uzmanība. Viņu palīgi parasti atbrīvo viņus no šiem slogiem, atbildot uz e-pastiem, pārbaudot zvanus un lasot viņu pastu.
Plānošana ir vēl viens uzdevums, kas parasti tiek uzticēts administratīvajam asistentam. Daudzi vecākie administratori paļaujas uz saviem palīgiem, lai viņi būtu sakārtoti. Asistents bieži ir tas, kurš ieplāno sanāksmes, tikšanās un intervijas. Lai gan vecākā administratore ir viņas priekšnieks, asistentam var nākties stingri ieteikt noteiktas darbības veikt noteiktā laikā vai atlikt uz vēlāku laiku.
Tā kā vecākā administratore nevar atrasties visur, kur viņai jābūt, administratīvā asistenta pienākumos var ietilpt aizvietotāja darbība. Parasti administratīvajiem palīgiem ir jāpiedalās sanāksmēs un pēc tam jāinformē vecākais administrators. Asistentam var nākties tikties arī ar noteiktiem klientiem vai biznesa partneriem. Viņai var būt tiesības pieņemt dažus lēmumus sava priekšnieka vārdā, vai arī viņai var vienkārši lūgt nodot diskusijas svarīgākos notikumus.
Administratīvā asistente var arī atklāt, ka viņai ir jāveic daudz pētījumu. Tā varētu būt viņas pienākumu regulāra daļa vai gadījuma lūgums. Vecākie administratori bieži ir atbildīgi par dažādiem ziņojumiem, projektiem un priekšlikumiem, kas jāpabeidz līdz noteiktiem termiņiem. Viņiem var būt neiespējami savākt visu nepieciešamo informāciju un sastādīt nepieciešamos materiālus.
Citi administratīvā asistenta pienākumi var šķist nelieli uzdevumi. Ja ir valdes sēdes, administratīvajam palīgam var nākties organizēt pusdienas. Viņai var lūgt pagatavot vai atnest kafiju, kad tas ir nepieciešams. Viņai var uzticēt arī tādus uzdevumus kā došanās uz pastu, piegādes parakstīšana un dokumentu iesniegšana.
SmartAsset.