Administratīvā asistenta vadība ir amats, kurā persona uzrauga uzņēmuma vai uzņēmuma sekretārus un administratīvos darbiniekus. Tas var arī aprakstīt individuālā administratīvā asistenta lomu. Darbinieki šajā amatā sniedz atbalstu dažādiem uzņēmumu vadītājiem un vadītājiem. Darbības var būt no atbildēšanas uz tālruņa zvaniem un ziņojumu saņemšanas līdz korespondences ierakstīšanai un tikšanās plānošanai atbalstītajiem profesionāļiem.
Darbinieki, kas pilda administratīvā asistenta vadības lomu, parasti strādā uzraudzības līmenī un darbojas kā mentori uzņēmuma vai uzņēmuma personāla administratīvajiem asistentiem. Tas nozīmē katra palīga stundu un darba pienākumu plānošanu. Piemēram, ja viens no administratīvajiem asistentiem, kas atbalsta divus uzņēmuma vadītājus, dodas uz nedēļu atvaļinājumā, administratīvā asistenta vadība ir atbildīgi par to, lai abiem vadītājiem būtu administratīvais atbalsts.
Papildus plānošanai apmācība ir vēl viens svarīgs faktors, ko ietver administratīvā asistenta vadība. Administratīvo asistentu nodarbības, kursi un darbnīcas ļauj vadītājiem ar asistentiem apspriest svarīgas tēmas, problēmas un tendences, kas var palīdzēt viņiem labāk veikt savu darbu. Tas ietver mācību un apmācības iespēju izpēti, kā arī apmācību plānošanu un jebkādu papildu pasākumu veikšanu.
Pieņemšana darbā ir vēl viens amata aspekts. Ja nepieciešams nolīgt papildu sekretārus vai administratīvos darbiniekus, šīs jomas vadītājs ievieto darba sludinājumus, atsāk laukus un ieplāno intervijas. Vadītājs var būt iesaistīts arī kandidātu intervijās kā iepriekšēja pārbaude personām, ar kurām administratīvais asistents strādās tieši.
Administratīvā asistenta vadība arī prasa, lai vadītājs darbotos kā saikne starp asistentiem un personām, kuru labā viņi strādā, ja rodas problēmas. Personības problēmas, strīdi un nesaskaņas starp palīgiem un viņu priekšniekiem var rasties un notiek. Ja tas notiek, administratīvā asistenta biznesa vadības puse pieprasa, lai vadītājs būtu starpnieks un palīdzētu atrisināt problēmas.
Administratīvo palīgu darba apraksts var atšķirties. Daži palīgi vienkārši atbild uz tālruņiem un pārvalda sava priekšnieka grafiku. Citi ir vairāk iesaistīti biznesā, daži veic iepriekšēju pārdošanu vai iepriekšēju pārbaudi vai veic līdzīgus darba uzdevumus, ko veic viņu priekšnieki. Lai pārvaldītu administratīvā asistenta lomu, nevis pārvaldītu administratīvo asistentu kopumu, darbiniekam ir jāsaskaņo savas īpašības, pieredze un personības iezīmes ar darba pienākumiem un personu, kuras labā viņš strādās.
SmartAsset.