Katram uzņēmumam, kas pieņem pasūtījumus no klientiem, ir jābūt darba pasūtījumu izsekošanas sistēmai. Šāda veida sistēmas ieviešana palīdz nodrošināt, ka darbs ir pabeigts un nekas neizkrīt pa spraugām. Labākie padomi par darba pasūtījuma izsekošanu ir izplānot visu darba pasūtījuma procesu no sākuma līdz beigām, ieviest sistēmas, lai apstrādātu katru procesa posmu, un uzticēt personām atbildību par katru darba pasūtījuma izsekošanas procesa posmu. un sistēma. Visbeidzot, uzņēmumam ir jāizvēlas, vai manuāla darba pasūtījuma izsekošanas sistēma vai programmatūra ir labāka izvēle.
Lai izmantotu darba pasūtījuma izsekošanas sistēmu, uzņēmuma īpašniekam un darbiniekiem ir jāpavada laiks, lai izplānotu katru procesa posmu. Piemēram, ja logu uzstādīšanas uzņēmums saņem telefona zvanu no klienta, lai plānotu tāmes tikšanos un pēc tam administrators to piešķir kādam no pārstāvjiem kalendāra sistēmā, tad tie ir pirmie divi soļi pasūtījumu izsekošanas sistēmā. Katrs solis, lai cik mazs tas būtu, ir jāieskicē kā daļa no darba pasūtījuma izsekošanas sistēmas.
Kad katrs no soļiem ir zināms, var izlemt, kā katrs solis būtu jārīkojas. Daži uzņēmumi izvēlas programmatūras sistēmu, kas ir saistīta ar tās vietni, lai klienti varētu ieplānot savas tikšanās. Sistēma pārstāvim automātiski piešķir darba pasūtījumu. Kad pārstāvis iziet, lai pabeigtu darbu, viņš vai viņa izmanto rokas ierīci, lai reģistrētos darba gaitu un uzņēmuma serveris tiek atjaunināts, ka darbs ir pabeigts un rēķins tiek ģenerēts un nosūtīts klientam.
Neatkarīgi no tā, vai sistēma ir automatizēta vai manuāla, par katru darba pasūtījuma procesa posmu ir jāuzņemas personas, kas ir atbildīgas. Pat pilnībā automatizētai sistēmai ir problēmas un tiek pieļautas kļūdas. Kādam vajadzētu būt norīkotam periodiski pārbaudīt sistēmas progresu — katru dienu, nedēļu, reizi mēnesī vai ceturksnī.
Darba pasūtījumu sistēmas ir arī nepārtraukti jāizvērtē, lai atrastu veidus, kā tās uzlabot, lai padarītu to ātrāku un efektīvāku. Pēc novērtēšanas var tikt noteikts, ka darbību var novērst vai ka solis ir jāpievieno darba pasūtījuma izsekošanas sistēmai, lai to uzlabotu un padarītu to pēc iespējas labāku.
SmartAsset.