Labākais veids, kā izsekot mobilos līdzekļus, ir izmantot atbilstošas krājumu pārvaldības vadīklas un automatizētas datoru inventarizācijas lietojumprogrammas. Šim procesam ir nepieciešama aktīvu auditēšana un dokumentēšana, kas ietver katras iekārtas marķēšanu ar identifikācijas zīmēm. Šie tagi izmanto unikālu numuru katram īpašumam. Numurs jāievada mobilajā līdzekļu izsekošanas lietojumprogrammā, kur to var ierakstīt un izsekot turpmākām revīzijām.
Viens no svarīgākajiem mobilajām ierīcēm paredzēto līdzekļu izsekošanas padomiem ir līdzekļu krājumu pareiza marķēšana un marķēšana. Tas palīdz nodrošināt, ka jauniegādātie krājumi tiek piešķirti uzņēmuma darbiniekiem. Iegādājoties jaunu ierīci, tā nekavējoties jāmarķē ar identifikācijas numuru. Kad ierīce ir piešķirta personai, piešķirtās personas datums un vārds ir jāizseko ar identifikācijas numuru līdzekļu izsekošanas sistēmā.
Mobilajai līdzekļu izsekošanas sistēmai iekārtu izsekošanai jāizmanto īpaši radiofrekvences identifikācijas tagi (RFID). Šī ir elektroniska svītrkoda atzīme, kas ļauj datoriem nolasīt identifikācijas numuru ar elektroniskajiem skeneriem. RFID tehnoloģija tiek izmantota lielākajā daļā mazumtirdzniecības veikalu, lai nolasītu un iekasētu preces kases reģistros.
Ir arī svarīgi nodrošināt, lai tikko iegādātajām iekārtām tiktu ievērotas pareizas inventarizācijas procedūras. Katru reizi, kad tiek iegādāts jauns īpašums, tas ir jāseko līdzi un jāuzglabā drošā zonā, ko pārvalda aprīkojuma glabātājs. Šie produkti nekavējoties jāmarķē ar identifikācijas numuru un jāuzglabā drošā aprīkojuma uzglabāšanas telpā.
Ir svarīgi, lai visos mobilajos resursos būtu konsekventa atrašanās vieta identifikācijas tagiem. Parasti vislabākā vieta, kur mobilajās ierīcēs ievietot identifikācijas atzīmi, ir akumulatora nodalījumā. Tas nodrošina, ka atzīme atrodas neuzkrītošā vietā un to ir grūti noņemt. Izmantojot konsekventu atrašanās vietu, nākamajiem revidentiem ir vieglāk atrast un reģistrēt katra īpašuma identifikācijas numuru.
Efektīvai mobilo līdzekļu izsekošanai ir nepieciešama ikgadēja aprīkojuma revīzija. Šī ir iespēja pārbaudīt, vai līdzekļi ir piešķirti pareizajai personai izsekošanas sistēmā, un nodrošināt visu iekārtu darbību. Lielākā daļa uzņēmumu ieplāno inventarizācijas auditu nodokļu sagatavošanas sezonā, lai nodrošinātu, ka process notiek reizi gadā.
Kad mobilie līdzekļi kļūst bojāti vai bojāti, tie parasti tiek aizstāti ar jaunu aprīkojumu. Šī apmaiņas procesa laikā mobilajā līdzekļu izsekošanas sistēmā īpašums ir jāatzīmē kā atsavināts. Tas nodrošina, ka inventarizācijas sistēma tiek uzturēta un precīza ikgadējām revīzijām.
SmartAsset.