Administratīvais ieraksts ir jebkura veida dokuments, kas saistīts ar organizācijas pārvaldības vai vadīšanas veidiem. Profesionāļi veic administratīvo uzskaiti, lai viņiem varētu būt operāciju, sanāksmju, klientu un finanšu vēsture. Dažos gadījumos juridiskiem nolūkiem var būt nepieciešams administratīvais ieraksts. Šie dokumenti bieži tiek glabāti elektroniski. Tomēr, ja ir nepieciešami oficiāli administratīvie ieraksti, profesionāļi var izdrukāt dokumentus uz papīra, kas ir marķēts ar ūdenszīmi vai aizzīmogotu, lai parādītu, ka tie ir autorizēti ieraksti.
Uzņēmuma vadītājs var izmantot administratīvo ierakstu, lai pieņemtu finanšu lēmumus. Piemēram, ja viņš vai viņa plāno, cik daudz budžeta jāiegulda konkrētam projektam, viņš vai viņa var piekļūt ierakstiem, lai uzzinātu, cik daudz tika iztērēts pagātnē. Finanšu administratīvos ierakstus var izmantot arī revīzijas procesos, ko veic iekšēji finanšu plānošanas nolūkos vai ārēji, ko veic regulējošās aģentūras.
Ir arī ierasts, ka ēku apsaimniekošanas nolūkos tiek kārtota administratīvā uzskaite. Gadījumos, kad vadītājam ir jāpārrauga telpas, lai nodrošinātu, ka tās atbilst drošības un veselības aizsardzības noteikumiem, ieraksti var būt noderīgi, lai pierādītu, ka viņš vai viņa ir veicis nepieciešamos piesardzības pasākumus. Ja objektā notiek nelaimes gadījums, vadītājs var uzrādīt nepieciešamos administratīvos ierakstus, lai pierādītu, ka viņš vai viņa nav atbildīgs par jebkādiem bojājumiem vai miesas bojājumu gadījumiem.
Administratīvais ieraksts var būt neticami svarīgs, ja runa ir par līguma izpildi. Ja persona tiek apsūdzēta par uzvedību, kas ir pretrunā ar līguma noteikumiem, var tikt uzsākta tiesvedība. Šajā gadījumā administratīvos ierakstus var izmantot, lai pierādītu personas nevainību vai vainu.
Administratīvos ierakstus bieži izmanto gadījumos, kad uzņēmums vai aģentūra tiek apsūdzēta par darbību, kas kaitē videi vai sabiedrības veselībai vai drošībai. Šādos gadījumos tiesnesis var pieprasīt, lai organizācija iesniedz administratīvo ierakstu. Šajā scenārijā ieraksts varētu būt papīra celiņš, kas palīdz juridiskajām amatpersonām izprast organizācijas veiktās darbības. Tiesneši var izmantot šos dokumentus, lai noteiktu, vai organizācija rīkojās ļaunprātīgi vai kaprīzi.
Administratīvo ierakstu var glabāt jebkurš organizācijas profesionālis, kuram ir pieejama informācija par vadības lēmumiem. Dažos gadījumos vadītāji un vadītāji var nolīgt palīgus, kas reģistrē sanāksmes un veiktās darbības. Darbus, kas tiek izsekoti digitāli, piemēram, finanšu darījumi un datu ievade, var izmantot arī administratīvajā ierakstā.
SmartAsset.