Aktīvu reģistrs ir uzskaites rīks, ko izmanto, lai izsekotu personas vai organizācijas aktīviem. Ir vairāki dažādi stili un šķirnes, un reģistrs noteikti izskatīsies atšķirīgi atkarībā no ierakstītā satura specifikas. Visvienkāršākie piemēri ir tikai žurnāli, un tos var ierakstīt uz papīra vai piezīmju grāmatiņā. Sarežģītāki reģistri tiek glabāti elektroniski, bieži vien izmantojot sarežģītu izsekošanas programmatūru, kas var ņemt vērā tādas lietas kā vērtības svārstības laika gaitā un prognozētās nodokļu saistības. Visizplatītākais reģistra veids, iespējams, ir pamatlīdzekļu reģistrs (FAR), kas izseko tikai pamatlīdzekļus. Alternatīva ir “pašreizējais” reģistrs, kurā tiek reģistrēti daudz plūstošāki līdzekļi, piemēram, kasē esošā nauda, kas ienāk un iziet biežāk.
Izpratne par pamatlīdzekļiem
Pamatlīdzekļi parasti tiek definēti kā aktīvi, kurus nav viegli pārvērst naudā. Zemes gabali, ēkas, mašīnas un transportlīdzekļi ir daži no visizplatītākajiem piemēriem. Parasti tiek iekļauts arī intelektuālais īpašums; tas attiecas uz aktīviem, kas nav taustāmi, tostarp patenti, autortiesības, preču zīmes un nemateriālā vērtība. Lai gan pašreizējā reģistrā būtu ietverti tādi priekšmeti kā piegādes, priekšapmaksas aktīvi un nauda kasē, FAR tiek iekļauti tikai tie aktīvi, kas ir organizācijas amortizācijas darbību standarta daļa.
Galvenais mērķis
Viens no svarīgākajiem aktīvu reģistra mērķiem ir vienkāršot uzskaiti. Dokuments kļūst par atsauci uzņēmējdarbības un aktīvu izsekošanas vajadzībām, un to var izmantot arī nolietojuma aprēķināšanai. Kad organizācijas aprēķina pamatlīdzekļu nolietojumu, reģistrs tiek atjaunināts. Tas piedāvā pilnīgu visu aktīvu sarakstu vienā vietā, kas nodrošina vienkāršu veidu, kā grāmatveži var atrast informāciju par aktīviem un to vērtībām.
Reģistri ir īpaši noderīgi arī tad, kad uzņēmums aprēķina nolietojumu. Šī ir standarta grāmatvedības daļa, kurā daļa no katra aktīva vērtības tiek ieskaitīta izdevumos noteiktā periodā. Nolietojums parasti tiek aprēķināts katru gadu nodokļu un apdrošināšanas vajadzībām. FAR satur katra aktīva nosaukumu un aktīva uzskaites vērtību. Grāmatvedībā aktīva “uzskaites vērtība” ir aktīva sākotnējā vērtība, no kuras atskaitīta kopējā amortizētā summa.
Līdzekļu izsekošana un inventarizācija
Daudzi uzņēmumi izmanto reģistrus, lai izsekotu aktīvus vairākos departamentos un nodaļās. Organizācijas laiku pa laikam veic inventarizāciju, lai pārbaudītu visu līdzekļu esamību un saglabātu galveno sarakstu, kas tiek glabāts un kur. Ideālā gadījumā reģistrā būtu jāiekļauj visi uzņēmuma īpašumā esošie aktīvi. Vairumā gadījumu darbinieks katru reģistra vienumu saskaņo ar faktiski piederošo īpašumu.
Revīzijas lietderība
Revidenti arī izmanto šos reģistrus kā daļu no standarta revīzijas procedūrām. Organizācijās ir ļoti svarīgi, lai reģistrs būtu pilnīgi precīzs. Revidenti pārbauda aktīvu esamību, izmantojot izlases metodes. Ja tas notiek, revidents izvēlas aktīvu no saraksta un fiziski pārbauda to. Šis pārbaudes process tiek izmantots, lai nodrošinātu, ka organizācijas grāmatvedības uzskaite ir precīza.
Radīšanas pamati
Sākotnēji veidojot reģistrus, organizācijas parasti izmanto sistemātisku pieeju ar līdzekļiem, kas uzskaitīti alfabētiskā secībā vai, iespējams, pēc atrašanās vietas. Neatkarīgi no izvēlētās metodes bieži ir nepieciešama marķēšanas sistēma. Tas sastāv no līdzekļu marķēšanas ar viegli salasāmiem cipariem. Šie numuri ir norādīti arī reģistrā, lai būtu vieglāk noteikt aktīvu fizisko atrašanās vietu. Ja uzņēmumiem pieder liels skaits dažādu aktīvu, aktīvu marķēšana ir ļoti svarīga aktīvu pārbaudes procesos.
Lielākā daļa organizāciju izmanto programmatūras programmu, kas īpaši izstrādāta aktīvu izsekošanai. Programmatūra palīdz sakārtot aktīvu sarakstu un ir unikāli izveidota, lai grāmatveži varētu izsekot katrai vienībai un katra vērtībai. Citas organizācijas izseko īpašumiem, izmantojot izklājlapu programmu vai līdzekļu reģistra veidni.