Apstiprināšanas darbplūsma ir biznesa process, kuram pirms turpināšanas vai pabeigšanas ir jāsaņem cita darbinieka, piemēram, vadītāja, apstiprinājums. Apstiprināšanas darbplūsmu piemēri ietver to, ka juridiskās nodaļas darbinieks parakstās par jaunu sludinājumu, pirms tas tiek drukāts, vai vadītāja apstiprinājuma pieprasīšana darbinieku izdevumiem, kas pārsniedz noteiktu summu. Daudzi uzņēmumi izmanto biznesa darbplūsmas programmatūru, lai automatizētu apstiprināšanas darbplūsmas.
Apstiprināšanas darbplūsmas var būt tik specifiskas, cik nepieciešams. Apstiprināšanas darbplūsmas procesa kritēriji var ietvert darījumu summas, potenciālo pārdošanas vērtību un darbinieka veidu, kas veic uzdevumu. Citas problēmas, kas var izraisīt apstiprinājumu, ir laiks, cik ilgi darbinieks ir strādājis uzņēmumā, vai darbinieka veiktā uzdevuma raksturs. Var apvienot vairākus kritērijus, lai aktivizētu arī apstiprinājumu.
Darbplūsmas programmatūrā apstiprināšanas darbplūsma var izraisīt vairākus brīdinājumus. Persona, kurai ir jāpiešķir apstiprinājums, var saņemt e-pastu, īsziņu, uznirstošo brīdinājumu vai ziņojumu pašā programmatūrā. Uzdevumu vai dokumentu, kam nepieciešams apstiprinājums, var iesaldēt līdz apstiprināšanai vai arī tas var palikt pieejams rediģēšanai citiem. Apstiprinātājs var apstiprināt pieprasījumu, noraidīt to vai nodot to citam darbiniekam. Dažās sistēmās viena apstiprināšanas darbplūsma var prasīt vairākus apstiprinājumus. Piemēram, kad vadītājs apstiprina līgumu, tam var būt nepieciešams uzņēmuma advokāta apstiprinājums.
Veidojot apstiprināšanas darbplūsmu, jāņem vērā vairākas iespējas. Piemēram, apstiprinājumiem jābūt noteiktiem termiņiem, pēc kuriem apstiprināšanas pieprasījums tiek nodots citam potenciālajam apstiprinātājam. Nosakot termiņus, jāņem vērā uzdevuma prioritāte un citi saistītie termiņi. Piemēram, ja grafikai ir jābūt pie printera līdz piektdienai, lai tā būtu gatava gaidāmajai izstādei, pilnīgai ar šo grafiku saistītā apstiprināšanas darbplūsma jāpabeidz līdz piektdienai. Darbplūsmas programmatūrai ir arī jāzina apstiprinātāju atvaļinājumi un slimības dienas, lai apstiprināšanas pieprasījumi nepazustu.
Apstiprināšanas darbplūsma var pievienot vērtību esošai radošai vai biznesa darbplūsmai. Tas var radīt konsekvenci, vienmēr pieprasot apstiprinājumu, kad ir izpildīti noteikti nosacījumi, nevis paļauties uz cilvēka atmiņu, lai atcerētos, kad un no kā meklēt apstiprinājumu. Apstiprināšanas darbplūsma var arī garantēt, ka jauni, nepieredzējuši darbinieki nepieļaus noteiktas dārgas kļūdas. Tas var palīdzēt nodrošināt, ka negodīgi darbinieki nevar apstrādāt viltus pārdošanu vai arī apiet noteiktās procedūras.
SmartAsset.