Uzņēmumam var būt nepieciešams liels transportlīdzekļu parks, taču var būt grūti uzturēt šo autoparku. Tā ir autoparka vadības sistēmas galvenā funkcija, kas ņem uzņēmuma transportlīdzekļus un organizē tos, lai sniegtu uzņēmumam transportlīdzekļu izsekošanas iespējas, apkopes grafikus un citas autoparka pamatvajadzības. Autoparka pārvaldības sistēmas var nodrošināt arī transportlīdzekļus uzņēmumam, ja uzņēmums nevēlas iegādāties savu.
Vissvarīgākais autoparka vadības sistēmas aspekts ir transportlīdzekļu izsekošana. Šīs sistēmas izseko faktisko transportlīdzekļa atrašanās vietu, degvielas ekonomiju, vidējo ātrumu un paredzamo ierašanās laiku (ETA). Viņi arī zina, kuram uzņēmuma darbiniekam ir transportlīdzeklis, kad un dažreiz kāpēc; Vēl viena svarīga funkcija ir nodrošināt, ka transportlīdzeklis ir pieejams, kad darbiniekam tas ir nepieciešams. Šo informāciju apkopo un analizē autoparka pārvaldības sistēma, kas pēc tam var sniegt ieteikumus, kā uzlabot efektivitāti vai degvielas ekonomiju. Šī sistēma var arī izsekot transportlīdzekli, ja tas ir nozagts, taču to var izmantot arī kā GPS, lai izsekotu vadītājam.
Autoparka pārvaldības sistēmas dažkārt ir atbildīgas par transportlīdzekļu degvielas, apkopes un remonta plānošanu un apstiprināšanu, pamatojoties uz uzņēmuma budžetu. Šie uzņēmumi izsniedz nelielu karti vai bukletu ar plānoto apkopju un apstiprināto remontdarbu sarakstu. Parasti šīm autoparka pārvaldības sistēmām būs noteikta dolāra summa par remontu, kas ir iepriekš apstiprināta un kurai nav nepieciešama nekāda atļauja. Autoparka pārvaldības sistēma var arī izsniegt darbiniekiem kredītkarti, ko izmantot degvielas iegādei pie apstiprinātiem pārdevējiem.
Laika gaitā visu transportlīdzekļu vērtība samazinās. Daļa no autoparka pārvaldības sistēmas pienākumiem ietver šī nolietojuma aprēķināšanu gada laikā un noteikšanu, kad ir pienācis laiks iztīrīt šo transportlīdzekli no autoparka. Autoparku pārvaldības sistēmām bieži ir savienojumi ar automobiļu ražotājiem, lai tirgotu flotes transportlīdzekļus un pievienotu autoparkam jaunus transportlīdzekļus ar atlaidi; viņi var arī piedāvāt uzņēmumam transportlīdzekļu finansējumu.
Uzņēmumos, kur braukšana ir daļa no ikdienas pienākumiem, daudziem darbiniekiem tiek atlīdzināts ceļojums pēc jūdzes likmes. Autoparka pārvaldības sistēma kļūst atbildīga par šī nobraukuma izsekošanu. Tādējādi darbiniekam nav jāuztraucas par to, ka uzņēmums saīsina viņa nobraukumu, jo žurnālā nav ievadīts ieraksts. Tas arī reģistrē gadā nobrauktās jūdzes, lai palīdzētu aprēķināt transportlīdzekļa nolietojumu.
Autoparka vadības sistēma bieži izseko šos transportlīdzekļus, izmantojot īpašu transportlīdzeklī uzstādītu datoru. Šis dators savienojas ar autoparka pārvaldības datoriem, izmantojot satelīta sakarus, un pārraida visu atbilstošo informāciju. Autoparka vadības sistēmai sniegtās informācijas pareiza izmantošana palīdzēs uzņēmumam ietaupīt naudu un racionalizēt tā lielā transportlīdzekļu parka pārvaldību.