Kas ir funkcionāls ieraksts?

Uzņēmumi veic uzskaiti, lai tie varētu darboties efektīvāk, ziņot par savu darbību investoriem un valsts aģentūrām un novērtēt sniegumu uz vēsturiskā fona. Daudzas veidlapas, ko uzņēmums izveido, lai palīdzētu veikt uzskaiti, ir administratīvas, piemēram, darbinieku kontaktu lapas. Šajās veidlapās tiek dokumentētas standarta biroja darbības un lietas, ko vadītāji sagaida regulāri.

Bieži vien uzņēmumiem ir jāiegūst informācija, kas nav administratīva vai standarta. Šī informācija bieži vien ir unikāla laikā, lai gan informācijas ierakstīšanas veids var būt vienāds. Lai dokumentētu šo informāciju, uzņēmums izmanto funkcionālu ierakstu vai rakstisku ierakstu par notikušo, kas ļauj uzņēmumam vienlaikus reģistrēt kontu un vajadzības gadījumā izgūt informāciju nākotnē.

Ir daudz dažādu funkcionālo ierakstu veidu. Iespējams, vienkāršākais veids, kā izprast šāda veida rīka izmantošanu, ir izpētīt dažus izplatītus piemērus. Negadījuma ziņojums ir funkcionāla ieraksta veids. Uzņēmumi bieži pieprasa darbiniekiem aizpildīt incidenta ziņojumu, kurā ir precīzi norādīts, kas noticis, ja darbinieks vai klients tiek ievainots telpās vai uzņēmuma darbības laikā. Šis funkcionālais ieraksts tiek aizpildīts tikai tad, kad tas ir nepieciešams, taču tas ir ļoti svarīgi, jo tas dokumentē notikumus iesaistīto cilvēku vārdiem, kas ir tuvu notikuma brīdim.

Cits funkcionālo ierakstu veids ir klientu atsauksmju veidlapa. Ne katrs klients aizpilda atsauksmju veidlapu, un klients parasti to dara tikai tad, kad viņam ir kaut kas īpašs sakāms par pašreizējās dienas pakalpojumu. Atsauksmes veidlapa ir funkcionāls ieraksts, jo tas dokumentē unikālu notikumu, kas noticis noteiktā laikā ar iesaistītās personas vārdiem.

Brauciena biļete ir funkcionāls ieraksts, kas tiek aizpildīts biežāk. Bieži vien uzņēmums liek saviem vadītājiem aizpildīt atskaiti ar informāciju par braucienu katru reizi, kad vadītājs izņem uzņēmuma transportlīdzekli. Tādā veidā, ja vadītājam ir jāatbild uz jautājumiem par transportlīdzekļa darbību, kas notikuši pagātnē, viņam ir vadītāja sagatavots laikapstākļa darbības pārskats.

Funkcionālie ieraksti var nodrošināt uzņēmuma aizsardzību pret atbildību. Klientiem un darbiniekiem bieži vien ir gadi, lai iesniegtu prasību tiesā pret uzņēmumu par vairākiem civilpārkāpumiem. Bez tamlaika notikumu uzskaites uzņēmumam būtu grūti pierādīt, kas tieši notika pagātnē.

SmartAsset.