Grāmatvedības ieraksts ir jebkura veida elektronisks vai drukāts dokuments, kas sniedz informāciju par fiziskas vai juridiskas personas finansiālo stāvokli. Šāda veida ierakstus izmanto, lai izveidotu detalizētākus grāmatvedības ierakstus, piemēram, virsgrāmatas, žurnālus un cita veida grāmatvedības grāmatas. Šo dokumentu galvenā funkcija ir izveidot precīzu visu ar noteiktu laika periodu saistīto finanšu darījumu vēsturi, ieskaitot saņemtos ienākumus, kā arī attiecīgos izdevumus veiktās izmaksas. Līdztekus naudas darījumiem šīs grāmatvedības uzskaites ļauj noteikt arī līdzsvaru starp aktīviem un saistībām.
Grāmatvedības uzskaites grāmatiņu sagatavošanas un uzturēšanas procesā ir iekļauti vairāki dokumenti. Uzņēmuma izsniegtie rēķini ir viens no pamatdokumentiem, kas tiek atzīmēts un izsekots virsgrāmatās un žurnālos. Rēķini ļauj izsekot potenciālajiem ienākumiem, ko uzņēmums var saprātīgi paredzēt. Ievadot rēķinus un rēķinu summas uzskaites grāmatās, ir daudz vienkāršāk piemērot čekus vai citus maksājuma veidus, kurus klienti pārsūta ierodoties un saņemot un ir sagatavoti iemaksai bankas kontā.
Rēķini, kas attiecas uz uzņēmuma veiktajiem pirkumiem, ir arī svarīgi, lai uzturētu precīzu grāmatvedības uzskaiti. Tāpat kā uzņēmuma izrakstītajos rēķinos, arī saņemtajiem rēķiniem ir jābūt reģistrētiem kreditoru parādu uzskaitē, tādējādi atvieglojot šo rēķinu apmaksas grafika izveidi. Čeks vai maksājuma veids, kas tiek izmantots, lai norēķinātos par šo rēķinu atlikumu, arī tiek uzskatīts par grāmatvedības ierakstu, un parasti tiek atzīmēts maksājamos kontos kopā ar atbilstošo rēķinu.
Visi ar uzņēmējdarbību saistītie naudas darījumi tiek uzskatīti par viena vai cita veida grāmatvedības ierakstiem. Gan manuālās, gan elektroniskās kopijas tiek glabātas datnē, padarot daudz vieglāk pārbaudīt žurnāla ierakstus un nodrošināt, ka visi ieraksti ir pareizā kārtībā. Ja tiek ievēroti vispārpieņemti grāmatvedības principi, ir daudz vieglāk izgūt pareizus aktīvu uzskaiti, saistību ierakstus un jebkuru šo ierakstu apakšgrupu, kas attiecas uz jebkuru kreditoru vai debitoru parādu darījumu.
Nodokļu nolūkos bieži vien ir nepieciešama precīza grāmatvedības uzskaite kaut kādā veidā. Tas attiecas gan uz privātpersonām, gan uzņēmumiem. Būtisku apliecinošo dokumentu kopiju nesaglabāšana bieži vien var radīt problēmas, ja tiek izsaukta nodokļu revīzija, kā arī dažu atskaitījumu atteikšana dokumentācijas trūkuma dēļ. Šī iemesla dēļ daudzas privātpersonas un uzņēmumi izmanto grāmatvedības programmatūru, lai saglabātu visus ierakstus kārtībā, vienlaikus saglabājot arī čeku, rēķinu un citu apliecinošu dokumentu kopijas, kas apstiprina pašu grāmatvedības grāmatās veiktos ierakstus.