Iekšējā kontrole ir noteikumu un procedūru sistēma, ko organizācija izveido, lai nodrošinātu savu finanšu pārskatu uzticamību, darbības efektivitāti un efektivitāti, kā arī atbilstību piemērojamiem noteikumiem, noteikumiem un likumiem. Iekšējās kontroles izstrādā un ievieš ne tikai organizācijas direktori, bet arī tās vadība un vadītāji. Lai gan iekšējās kontroles ir paredzētas vairāku mērķu sasniegšanai, tās galvenokārt ir vērstas uz organizācijas finanšu darbībām. Pareizi izstrādāta iekšējās kontroles sistēma organizācijas darbībā var novērst nepareizu pārvaldību un ļaunprātīgu izmantošanu, tostarp piesavināšanos, krāpšanu un zādzību.
Parasti saprotama nepareizu darbību iezīme ir tā, ka tā visveiksmīgāk darbojas zem noslēpuma plīvura &emdash; jo mazāk cilvēku to apzinās, jo lielāka iespēja gūt panākumus. Jo vairāk cilvēku to apzinās, jo lielāka ir neveiksmes vai atturēšanas iespējamība. Piemēram, grāmatvedim var būt salīdzinoši viegli uzrakstīt krāpnieciskus čekus, ja ir nepieciešams tikai viens paraksts, bet, ja ir nepieciešami divi, tas ievērojami apgrūtina zādzību.
Tātad viena no vienkāršākajām iekšējās kontroles metodēm ir finanšu darbībās iesaistīto personu pienākumu nošķiršana. Piemēram, lielākā daļa organizāciju pieprasa divus parakstus uz čekiem vai čekiem, kas pārsniedz noteiktu summu, kas nodrošina to, ka čekus nevar vienkārši rakstīt viena persona pēc savas patikas. Ja čeki tiek drukāti ar mašīnu vai datoru, par čeku drukāšanu atbildīgie darbinieki nedrīkst tos parakstīt (vai lietot mehāniskus parakstus) &emdash; šo darbu vajadzētu uzticēt citai personai. Kad tiek izrakstīti čeki, lai samaksātu par preču saņemšanu, iekšējās kontroles sistēmām būtu jāpieprasa, lai pirms maksājuma čeka izrakstīšanas sūtījuma saņemšanas dokumentācija tiktu saskaņota ar rēķinu. Šis vienkāršais noteikums nodrošina, ka par maksājuma veikšanu atbildīgā persona var būt pietiekami pārliecināta, ka preces patiešām ir saņemtas labā stāvoklī, pat ja saņemšanas vieta atrodas tālu no finanšu biroja. Ja čeks jāparaksta kādam citam, tam tiks pievienota visa dokumentācija, kas tiks izskatīta pirms čeka parakstīšanas un nosūtīta pārdevējam.
Daudzu iekšējās kontroles sistēmu nepopulāra sastāvdaļa ir personisku attiecību, tostarp laulību, aizliegums starp finanšu pakalpojumu departamentu un citu departamentu darbiniekiem. Ja rodas personiskas attiecības starp, piemēram, kreditoru parādu nodaļā un kādu no noliktavā, būtu jāatkāpjas no amata un jāatrod darbs citur, lai novērstu pat šķietamu neatbilstību.
Publiski pārvaldītiem uzņēmumiem un daudziem lieliem privātiem uzņēmumiem ir iekšējā kontrole, kas prasa periodiskas revīzijas, ko veic ārējs grāmatvedības uzņēmums, kā arī iekšējās revīzijas nodaļas, kuru pienākums ir regulāri pārskatīt finanšu darījumus un citas darbības. Ja šie trešo pušu un iekšējie auditi tiek veikti pareizi, tie rūpīgi pārbaudīs uzņēmumu, analizējot tā procedūras no iekšējās kontroles viedokļa un izpētot darījumus, lai pārliecinātos, ka tie ir tādi, kādi tie ir pārstāvēti.
Lai gan iekšējās kontroles sistēmas parasti tiek saprastas kā finansiāla rakstura, tās neaprobežojas tikai ar finanšu darbībām, bet attiecas uz citām uzņēmuma darbības jomām, lai palīdzētu nodrošināt, ka tās patiešām notiek, kā paredzēts. “Kvalitātes kontroles” un “kvalitātes nodrošināšanas” nodaļas ir darbības kontroles mehānismi, kas darbojas, lai nodrošinātu, ka viss, sākot no marķēšanas līdz drošības zīmogiem un beidzot ar sastāvdaļām, ir tieši tāds, kā norādīts. Krājumu kontroles mehānismi palīdz aizsargāt uzņēmumu no zaudējumiem zādzību dēļ, un apsardzes darbinieki ne tikai neļauj nesankcionētiem darbiniekiem atrasties objektā, bet arī attur no zādzībām.
Iekšējās kontroles procedūras un prakse ieguva lielāku nozīmi Amerikas Savienotajās Valstīs 2002. gadā, kad tika pieņemts Sarbanes-Oxley likums ar nosaukumu “Publisko uzņēmumu grāmatvedības reformas un investoru aizsardzības likums”. Tas tika pieņemts, reaģējot uz vairākiem korporatīvajiem un grāmatvedības skandāliem, un tas noteica daudz lielāku atbildību valsts uzņēmumu vadītājiem. Piemēram, uzņēmumu vadītāji regulāri paraksta savu uzņēmumu gada pārskatus; Sarbanes-Oxley sauc viņus personīgi atbildīgi par viņu materiālajām neprecizitātēm. Tādējādi šiem vadītājiem ir papildu stimuls ieviest rūpīgas iekšējās kontroles sistēmas, lai nodrošinātu savu pārskatu ticamību.