Klientu virsgrāmata ir noteikta uzņēmuma virsgrāmatas daļa, kas pilnībā veltīta uzņēmuma darījumiem ar klientiem. Tā kā visu dažādo biznesa darījumu ievietošana vienā grāmatvedības vietā būtu bezgala mulsinoša, uzņēmumi izmanto atsevišķas virsgrāmatas, kas veltītas dažādiem viņu uzņēmējdarbības aspektiem. Viena no šīm meitasuzņēmumu virsgrāmatām ir klientu virsgrāmata, kurā ir detalizēti aprakstīti visi uzņēmuma uzkrātie debitoru parādi. Tas ir īpaši nepieciešams gadījumos, kad uzņēmumiem ir kredīta vienošanās ar saviem klientiem, jo šādas vienošanās bieži noved pie vairākiem maksājumiem par vienu iegādāto preci.
Grāmatvedība ir nepieciešams uzdevums jebkuram uzņēmumam, kas vēlas veikt efektīvu uzņēmējdarbību. Ja uzņēmums nevar izsekot visai ienākošajai un izejošajai naudai, tas var novest pie naudas zaudēšanas un neatgūšanas. Turklāt, kad pienāk nodokļu maksāšanas laiks, ir nepieciešams sekot līdzi visiem darījumiem, ko uzņēmums veic. Tā kā virsgrāmata var kļūt pārpildīta un mulsinoša, ja visi dažādie darījumi tiek iekļauti nejaušā veidā, ir nepieciešamas konkrētām uzņēmējdarbības nozarēm veltītas virsgrāmatas. Klientu virsgrāmata ir viena no šīm īpašajām virsgrāmatām.
Ir nepieciešams, lai noteiktas lietas tiktu iekļautas klientu virsgrāmatā. Pirmkārt, ir jāiekļauj visi nosaukumi un svarīgā informācija par konkrēta uzņēmuma klientiem. Katram klientam ir jāatver sava lapa, kurā būtu detalizēti aprakstīti visi dažādie darījumi, kas notiek starp uzņēmumu un šo klientu. Darījumi ietver visus veiktos pirkumus, klientu atgriešanas gadījumus un maksājumus, kas veikti attiecīgajam uzņēmumam.
Daudzos gadījumos uzņēmumi var vēlēties saglabāt vēl vairāk informācijas savās klientu virsgrāmatās. Šādi rīkojoties, var novērst jebkādas neskaidrības grāmatvedības procesā. Piemēram, ja preces tiek nosūtītas, ir jāiekļauj piegādes pasūtījums un visi piegādes identifikācijas numuri. Iegādājamo preču sērijas numuriem arī jābūt noteiktai vietai virsgrāmatā. Klientiem nosūtīto faktisko rēķinu kopijas ir arī noderīgas, lai konsultētos, ja rodas neatbilstības.
Kad uzņēmumi agrāk sastādīja klientu virsgrāmatu, tā bieži vien tika manuāli iekļauta virsgrāmatas sadaļā vai atsevišķā grāmatā, kas kopā ar grāmatām, kas bija veltītas kreditoru parādiem, krājumiem un citiem uzņēmējdarbības aspektiem, ietvēra visu grāmatvedību. Mūsdienu tehnoloģijas ir padarījušas virsgrāmatas kārtošanu daudz vienkāršāku, jo tagad to bieži apstrādā datoru programmatūra. Tas prasa, lai grāmatveži vienkārši ievada datus, kas attiecas uz klientiem un viņu pirkumiem. Pēc tam programmatūra veic visus nepieciešamos aprēķinus un sakārto visas atšķirīgās detaļas saskaņotā veselumā.