Kas ir kontroles konts?

Uzkrājot mēneša, ceturkšņa un gada finanšu datus, grāmatvedības nodaļas izmanto no virsgrāmatas ģenerētos izmēģinājuma atlikumus. Parasti grāmatvedības departamenti reti pieprasa tāda veida informāciju, kas tiek izsekota meitas virsgrāmatā. Piemēram, debitoru parādu nodaļai būs jāspēj piekļūt klienta informācijai, piemēram, tālruņa numuram, lai potenciāli sazinātos ar klientu saistībā ar neapmaksātajiem atlikumiem. Tomēr grāmatvedības nodaļa vairumā gadījumu vēlētos redzēt nenomaksāto debitoru parādu kopsummas, nevis klientu informāciju, kas saistīta ar konkrētiem darījumiem. Ikreiz, kad debitoru parādu nodaļa atjaunina maksājamo summu klienta ierakstā, kontroles konts virsgrāmatā tiek atjaunināts ar izmaiņām, kas nodrošina viegli pieejamu piekļuvi kopējiem debitoru parādiem.

Kontroles konts tiek atjaunināts, kad meitasuzņēmuma virsgrāmatas sistemātiski pārsūta informāciju uz galveno grāmatu. Kontroles kontu atjaunināšanas laiks ir atkarīgs no dažādiem faktoriem, tostarp iesaistīto sistēmu sarežģītības, korporācijas lieluma un pat mēneša beigu grāmatvedības slēgšanas pasākumu plānošanas. Lielākās korporācijās virsgrāmatas sistēma parasti ir sava neatkarīga programmatūras sistēma, kas ir atsevišķi no meitasuzņēmumu virsgrāmatām, kas izseko darījumus tādām vienībām kā debitoru parādi vai krājumi. Kontroles konti tādās situācijās kā šī var nebūt atjaunināti visu mēnesi, jo informācijas pārsūtīšanas grafiks starp meitasuzskaiti un virsgrāmatu nenotiek reāllaikā. Mazākiem uzņēmumiem var nebūt tādas pašas problēmas, jo galvenās virsgrāmatas un papildu virsgrāmatas var iekļaut vienā programmatūras pakotnē.

Viena no kontroles kontu priekšrocībām ir iespēja palielināt pienākumu nošķiršanu, kas ir noderīga, lai palīdzētu ierobežot kļūdas un krāpšanu. Bieži vien personas, kurām ir jāseko datiem meitasgrāmatās, ir atsevišķas no tām, kas uzkrāj finanšu datus. Tādējādi, veidojot finanšu pārskatus, tiks veikta saskaņošana starp kontroles kontiem un papildu virsgrāmatām, lai nodrošinātu, ka konkrētai rindai tiek ziņots par pareizu atlikumu. Galu galā kontroles konti ļauj vieglāk un ātrāk uzkrāt finanšu datus grāmatvedības nodaļām.