Atšķirība starp meitas un virsgrāmatas kontiem ir funkcionāla. Uzņēmuma virsgrāmata ir augstākā līmeņa kontu grāmata, kas veido tā grāmatvedības sistēmu. Apakšgrāmata ir virsgrāmatas konta apakškonts. Virsgrāmatas ieraksta rindu darījumus galvenajās kontu kategorijās. Papildu virsgrāmatas sniedz detalizētu informāciju par vienu no šīm rindas vienībām, izveidojot atsevišķam vienumam atsevišķu mini kontu, kas var izsekot darījumiem, kas attiecas uz šo vienu vienumu.
Valsts aģentūrām visiem uzņēmumiem ir jāuztur grāmatvedības sistēma. Mazāki uzņēmumi uztur grāmatas, lai nodokļu iestādes varētu periodiski iekasēt pārdošanas, nodarbinātības un ienākuma nodokļus. Lielajām publiskajām sabiedrībām ir šie pienākumi, un valsts vērtspapīru regulatori tām arī pieprasa uzturēt grāmatvedības sistēmu, lai ziņotu investoriem par korporācijas finansiālo stāvokli. Lai gan nevalstiski uzņēmumi var tehniski uzturēt jebkāda veida grāmatvedības sistēmu, kas precīzi atspoguļo ieņēmumus un izdevumus, daudzi savas sistēmas atbilst valsts korporāciju noteiktajiem standartiem. Publiskās sabiedrības izmanto dubultā ieraksta sistēmu, kas atbilst starptautisko un nacionālo grāmatvedības standartu pārbaudes padomju noteiktajiem standartiem.
Divkāršā grāmatvedība ir sistēma, kas izseko septiņu veidu kontus:
aktīvi
saistības
ienākums
izdevumi
ieguvumi
zaudējumi
īpašnieka Taisnīgums
Šos kontus kopā sauc par virsgrāmatu. Virsgrāmatā tiek uzturēti vispārīgie konti, kas ietilpst septiņās kontu kategorijās. Piemēram, uzņēmumiem parasti ir virsgrāmatas konti pamatlīdzekļiem, apgrozāmiem līdzekļiem, īstermiņa saistībām, ilgtermiņa saistībām, pārdošanas ieņēmumiem un administratīvajiem izdevumiem. Ieraksti šajos kontos tiek veikti, izmantojot ieskaita debeta un kredīta atzīmes.
Tā kā virsgrāmatas konti ir augstākā līmeņa konti, kuros var būt apakškomponenti, papildu virsgrāmatas tiek izmantotas, lai sniegtu pamatojošu informāciju konta rindas vienībai. Meitasuzņēmumu un virsgrāmatas kontiem ir atkarīgas attiecības, taču veids, kā persona pārvalda abus kontu veidus un ievada informāciju, ir vienāds. Atšķirība starp meitas un virsgrāmatas kontiem ir tikai to izmantošanas veidā.
Piemēram, vairumtirgotājs parasti uztur ieņēmumu kontu par pārdošanu. Šis konts ir augstākā līmeņa virsgrāmatas konts, jo tajā tiek apkopota visa pārdošanas informācija pa periodiem. Tomēr vairumtirgotājam, visticamāk, ir klientu konti, kas veido pārdošanas rādītājus, un tie var tikt uzskaitīti virsgrāmatā, ievietojot katru klientu atsevišķā rindā ar kopējo pārdošanas apjomu katram klientam gadā. Grāmatvedības sistēmā virsgrāmatas pārdošanas kontam varētu būt pievienotas papildu virsgrāmatas katram klientam. Atsevišķi darījumi, kas ir raksturīgi šim klientam, tiktu reģistrēti klienta meitasuzņēmuma virsgrāmatas kontā kā detalizēta informācija par kopējo summu, kas reģistrēta virsgrāmatā.
Meitasuzņēmumu un virsgrāmatas konti pārbauda un līdzsvaro viens otru. Virsgrāmatas rindu, kurā tiek norādīta meitasuzņēmuma virsgrāmatas informācija, sauc par kontrolējošo kontu. Summējot darījumus meitas virsgrāmatā, ir jābūt vienādam ar summu attiecīgajā virsgrāmatas konta rindā, lai konti paliktu līdzsvarā.