Virsgrāmatas kodus izmanto, lai identificētu debetus un kredītus, kas iet caur uzņēmuma vispārējiem kontiem. Daudzu valstu likumi nosaka, ka uzņēmumu īpašniekiem vairākus gadus ir jāglabā uzskaite par uzņēmējdarbības izdevumiem, un nodokļu iestādes var pieprasīt šo failu kopijas revīziju laikā. Virsgrāmatas kodi ļauj uzņēmumu īpašniekiem un auditoriem viegli izsekot dažāda veida ienākumiem un izdevumiem.
Daudzi uzņēmumi atsevišķi izseko dažāda veida izdevumus, un informācija par šiem izdevumiem ir norādīta grāmatvedības grāmatās, kas pazīstamas kā apakšgrāmatas. Katrai apakšgrāmatai ir identifikācijas konta kods. Lai gan pastāv atsevišķi konti dažāda veida darījumiem, kredīti un debeti bieži tiek pārskaitīti caur uzņēmuma galveno darbības kontu, un visas šīs maksas ir sīki aprakstītas žurnālā vai grāmatvedības dokumentā, kas pazīstams kā virsgrāmata. Virsgrāmatas kodus izmanto, lai parādītu, kurā apakšgrāmatā līdzekļi tika pārskaitīti pēc klīringa caur galveno kontu.
Grāmatvedības likumi dažās valstīs nozīmē, ka virsgrāmatas kontiem ir jābūt nulles bilancei biznesa beigās, jo šie konti ir caurlaides konti un nekādi debeti vai kredīti nevar neatgriezeniski ietekmēt virsgrāmatas konta atlikumu. Grāmatveži vai grāmatveži līdzsvaro virsgrāmatu, salīdzinot visus debetus un kredītus, kas konkrētā dienā tika izvesti caur kontu. Ja maksājuma veikšanai no konta tika izmantots debets, grāmatvedim šis debets ir jāieskaita ar kredītu, kas tika izmantots, lai izņemtu naudu no apakšgrāmatas. Dažkārt virsgrāmatas biļetes tiek nevietā vai pazaudētas, un tādā gadījumā grāmatvedim ir jāpārbauda konti, lai izsekotu kļūdu, un pēc tam problēmas novēršanai jāuzraksta jaunas pārsūtīšanas biļetes, izmantojot atbilstošos virsgrāmatas kodus.
Dažās valstīs virsgrāmatas ieraksti ietver uzņēmuma bezskaidras naudas aktīvu sarakstu, piemēram, īpašumu un debitoru parādus, kā arī skaidru naudu. Līdz ar to kontā var nebūt nulles bilances, jo šo aktīvu vērtība ir iekļauta vienādojumā. Tomēr darījumiem ar apakšgrāmatas kontiem nevajadzētu ietekmēt vispārējo konta bilanci, jo šiem darījumiem ir jāietver debeta un ieskaita kredīts.
Lielākie uzņēmumi bieži katram departamenta vadītājam piešķir vismaz vienu virsgrāmatas kodu, ko var izmantot, lai izsekotu konkrētai nodaļai radušos izdevumus. Citus virsgrāmatas kodus izmanto vairākas uzņēmuma nodaļas, jo noteikti izdevumi rodas visiem departamentiem, piemēram, darbinieku algu kodi vai papīra krājumi. Daži uzņēmumi stingri kontrolē virsgrāmatas kodu koplietošanu, lai nepieļautu, ka negodīgi darbinieki izmanto kodus līdzekļu piesavināšanās nolūkā. Daudzi uzņēmumi pieprasa vismaz diviem darbiniekiem parakstīt virsgrāmatas biļetes, un regulāri tiek plānoti iekšējie auditi, kuru mērķis ir novērst un atklāt krāpšanu.