Grāmatvedības sistēmas izmanto virkni virsgrāmatu un žurnālu, lai reģistrētu un klasificētu dažādus darījumus, kuros uzņēmums iesaistās. Virsgrāmatas ieraksti atspoguļo darījumus šajās grāmatās, un grāmatveži parasti tos apzīmē kā žurnāla ierakstus. Dažādi virsgrāmatas ierakstu veidi ietver ierakstus apakšgrāmatās un žurnālos. Katrai no šīm divām kategorijām ir dažādas grāmatas, kurās ir ietverti konkrēti darījumi, lai vēlāk tos varētu vieglāk izmantot. Divkāršā ieraksta uzskaitei katram ierakstam ir nepieciešams gan debets, gan kredīts.
Klasiskajai grāmatvedībai ir divas prasības, kas grāmatvežiem vienmēr jāievēro, ierakstot saimnieciskos darījumus grāmatvedības grāmatās. Pirmkārt, katrā ierakstā ir jābūt debetam un kredītam, lai līdzsvarotu grāmatvedības vienādojumu. Otrkārt, virsgrāmatas ierakstu rezultātā vienmēr ir jāiegūst aktīvi, kas ir vienādi ar prasībām pret šiem aktīviem neatkarīgi no tā, vai prasības ir iesniegušas ārējas ieinteresētās personas vai īpašnieks. Katrai apakšgrāmatai un žurnālam ir jāievēro šie noteikumi; pretējā gadījumā grāmatvedības grāmatas būs nelīdzsvarotas. Turklāt kļūdas var tikt iekļautas grāmatās nelīdzsvarotu ierakstu dēļ, kas ievadīti dažādos virsgrāmatas kontos.
Virsgrāmatā bieži ir oriģinālā ieraksta grāmata. Tas nozīmē, ka kopējie skaitļi no citām apakšgrāmatām un žurnāliem tiek apkopoti virsgrāmatā. Tādējādi visi virsgrāmatas ieraksti, kas ietekmē apakšgrāmatas un žurnālus, ietekmē arī virsgrāmatu. Piemēram, parastās apakšgrāmatas ietver kreditoru parādus, debitoru parādus, algu sarakstu un citus. Katrai no šīm apakšgrāmatām ir sava virsgrāmatas ierakstu grupa, kurā ir nosaukumi, kas apzīmē apakšgrāmatas, kurās tie ir ierakstīti.
Žurnāli ir hronoloģiskas ierakstu grāmatas grāmatvedības sistēmā. Šiem žurnāliem ir nedaudz ierobežots pielietojums; tie saglabā tikai darījumus, kas attiecas uz pārdošanu, pirkšanu un skaidras naudas ieņēmumiem, kā arī skaidras naudas izmaksas un vispārīgos ierakstus. Īsāk sakot, visi virsgrāmatas ieraksti ietilpst vienā no šiem žurnāliem. Piemēram, krājumu iegādes rezultātā pirkumu žurnālā tiek parādīts debets un skaidras naudas izmaksu žurnālā tiek ieskaitīts kredīts. Citi ieraksti žurnālos nonāk līdzīgā veidā, saglabājot uzņēmuma grāmatvedības bilanci.
Grāmatveži var ierakstīt virsgrāmatas ierakstus visa mēneša attiecīgajos žurnālos par katru darījumu. Tas nodrošina, ka grāmatas vienmēr ir atjauninātas un ka neviens darījums netiek ierakstīts žurnālos. Dažādiem žurnāla ierakstu veidiem nav nozīmes — pārdošanai, pirkumiem, kases ieņēmumiem vai izmaksām —, ja vien tie ir precīzi un derīgi grāmatvedības grāmatām.