Viens no banku pakalpojumiem, kas var šķist noderīgs jebkura lieluma uzņēmumiem, ir lockbox pakalpojums. Būtībā slēdzenes kaste ir vienkārši pasta kastīte, ko jūsu banka izveido jūsu uzņēmumam un kuru banka kontrolēs. Jums tiek izsniegta nosūtīšanas adrese, kas ļaus jūsu klientiem nosūtīt maksājumu par visiem jūsu organizācijas izrakstītajiem rēķiniem tieši uz slēdzenes kasti. Savukārt Jūsu banka atvērs visu korespondenci, iemaksās čekus Jūsu kontos un nodrošinās Jums elektronisku pieeju, kas ļaus Jums redzēt ikdienas aktivitātes. Īsāk sakot, jūsu banka kļūst par līdzekli, ar kuru jūs iekasējat debitoru parādus un noguldāt tos savā darbības, algas vai citā norādītā uzņēmuma kontā.
Slēdzenes nodrošināšanai jūsu uzņēmumam ir vairākas priekšrocības. Viens no svarīgākajiem ir drošība. Parasti slēdzenes ir aizsargātas virs parastajiem drošības pasākumiem, kas saistīti ar pasta kastītes izmantošanu. Kad maksājums sasniedz jūsu slēdzenes kārbu, iespēja, ka tas nonāks nepareizās rokās, ir gandrīz nulle. Tas var sniegt komforta sajūtu gan jums, gan jūsu klientu lokam.
Otrkārt, bloķēšanas procedūra var ievērojami atvieglot maksājumu iegrāmatošanu grāmatvedības sistēmā. Daudzas bankas var sniegt detalizētu informāciju par noguldītajiem maksājumiem, tostarp čeku attēlus un visus citus čekam pievienotos dokumentus. Bieži vien ikdienas kvīšu partiju var lejupielādēt PDF formātā un izmantot manuālai ievadīšanai sistēmā. Šī metode pasargā jūsu grāmatvedības komandu no nepieciešamības atvērt pastu un kārtot čekus pirms datu ievadīšanas. Turklāt tas novērš nepieciešamību sagatavot bankas depozītu.
Tomēr, iespējams, varēsiet ietaupīt vēl vairāk laika atkarībā no izmantotās grāmatvedības programmatūras veida. Daudzas bankas var nodrošināt norobežotu pārskatu, ko var tieši importēt dažās grāmatvedības programmatūras sistēmās. Ja jums ir paveicies ar saderīgu programmatūru, maksājumu ievietošana var aizņemt dažus mirkļus, pat ja maksājumu saraksts sasniedz simtiem.
Trešā lockbox sistēmas priekšrocība ir tā, ka jums ir jūsu debitoru parādu rezerves vēsture. Ja ar jūsu programmatūras uzskaites sistēmu notiek kaut kas būtisks un jūs zaudējat daļu vai visus datus, vēstures pārskati par bloķēšanas kastes darbību var palīdzēt sākt atjaunošanas procesu. Tas nozīmē, ka varat ātri atjaunināt savus klientu kontus, kā arī sākt katru mēnesi rekonstruēt ienākumu un izdevumu pārskatus.
Lai gan slēdzenes kaste nepilda nevienu funkciju, ko jūsu grāmatvedības komanda nevarētu veikt jūsu vietā, ietaupītā laika, rezerves informācijas avota un uzlabotās drošības priekšrocības padara slēdzenes sistēmu par ļoti pievilcīgu iespēju. Sazinieties ar savu banku jau šodien un uzziniet, ko tā var piedāvāt lockbox programmas veidā.