Negatīvs apgrozāmais kapitāls ir situācija, kurā uzņēmums turpina darboties, neskatoties uz to, ka uzņēmuma saistības ir lielākas nekā uzņēmuma rīcībā esošie aktīvi. Būtībā tas nozīmē, ka kreditoru parādi par darbības periodu ir lielāki nekā debitoru parādi par to pašu periodu. Lai gan nav nekas neparasts, ka uzņēmums īsu laiku darbojas ar negatīvu apgrozāmo kapitālu, lielākajai daļai uzņēmumu nav konvertējamo aktīvu, lai nodrošinātu darbību ilgtermiņā, ja vien situācija nemainās.
Vienkāršākais veids, kā noteikt, vai uzņēmumam pašlaik ir negatīvs apgrozāmā kapitāla stāvoklis, ir salīdzināt kreditoru parādu datus par pēdējo slēgto pārskata periodu ar informāciju par debitoru parādiem par šo pašu periodu. Ja debitoru parādi ir lielāki par parādiem šajā periodā, uzņēmums darbojas pozitīvā apgrozāmā kapitāla situācijā. Ja kreditoru parādi pārsniedz debitoru parādu summu, apgrozāmie līdzekļi tiek uzskatīti par negatīviem.
Daudzi uzņēmumi piedzīvo grāmatvedības periodus, kad pastāv negatīva apgrozāmā kapitāla situācija. Parasti tās ir īstermiņa situācijas, kas rodas tāpēc, ka maksājumi, kas saistīti ar iepriekšējo periodu realizāciju, vēl nav saņemti un iegrāmatoti debitoru parādos. Tajā pašā laikā kreditoru parādos konstatētie izdevumi tiek grāmatoti un gaida likvidāciju. Ja klientiem ir nepieciešamas vairāk nekā trīsdesmit dienas, lai apmaksātu neapmaksātos rēķinus, piegādātājs bieži vien piedzīvo vienu mēnesi, kad ir negatīvs apgrozāmais kapitāls, un tad nākamajā mēnesī viņam ir pozitīvs apgrozāmais kapitāls. Aplūkojot visu darbības gadu, parasti tiek konstatēts, ka uzņēmums strādā ar peļņu, un periodi, kuros ienākumi pārsniedza izdevumus, kompensē mēnešus, kad izdevumi bija lielāki par iekasētajiem ieņēmumiem.
Uzņēmumiem, kuru negatīvais apgrozāmais kapitāls nav saistīts ar lēnāku neapmaksāto rēķinu apmaksu, var būt nepieciešamas darbības, lai samazinātu izdevumus vai citādi pārveidotu uzņēmējdarbības modeli, lai uzņēmums atgrieztos pozitīvā kapitāla situācijā. Piemēram, uzņēmums var mēģināt samazināt izdevumus, pārskatot departamentu budžetus vai cenšoties nodrošināt zemākas cenas materiāliem, ko izmanto preču un pakalpojumu ražošanā. Ja šie centieni nav sekmīgi un negatīvā apgrozāmā kapitāla situācija turpināsies ilgāku laiku, pastāv liela iespēja, ka uzņēmums pārtrauks darbību. Iespējamais izņēmums ir situācijas, kad uzņēmumam ir pieejami aktīvi, kurus var pārvērst naudā un izmantot daļu uzņēmuma nenokārtoto parādu dzēšanai, samazinot ikmēneša kreditoru parādu summu līdz līmenim, kas vairāk atbilst ikmēneša debitoru parādiem.