Pasākuma plānošana ietver visu to daudzo detaļu organizēšanu un sakārtošanu, kas attiecas uz notikumu, piemēram, uzņēmējdarbības veicināšanu, dzimšanas dienas ballīti vai līdzekļu vākšanu. Nozare pēdējo 10 līdz 15 gadu laikā ir ārkārtīgi augusi, un jaunākie pētījumi liecina, ka gandrīz 500 miljardi ASV dolāru (USD) katru gadu tiek tērēti plānotiem pasākumiem visā pasaulē. Šis pieaugums ir saistīts ar ekonomikas uzlabošanos un tendenci, ka korporatīvie uzņēmumi izmanto ārpakalpojumus sapulču un plānošanas funkcijām.
No detalizētas plānošanas var gūt labumu daudzi dažādi biznesa un saviesīgi pasākumi. Katrs pasākums var būt sadaļā, piemēram, svinības, veicināšanas pasākumi, piemiņas pasākumi vai izglītība. Svinības var ietvert parādes, kāzas, dzimšanas dienas un jubilejas. Reklāmas pasākumi var būt politiski mītiņi, produktu prezentācijas un modes skates. Piemiņas pasākumos ietilpst pilsoniskie pasākumi un piemiņas zīmes. Izglītojoši pasākumi varētu būt tikšanās, izlaidumi un konferences.
Organizatoriem ir jāveic vairāki uzdevumi, lai pasākums būtu veiksmīgs. Plānotājs var būt iesaistīts pasākuma vietas atrašanā, tā dizaina izveidē un to cilvēku izpētē, kuri pieprasa pasākumu. Pasākuma plānošana ietver arī dekoru organizēšanu, ēdienu un izklaides sagatavošanu. Ielūgumu izsūtīšana un izmitināšanas organizēšana var būt arī plānotāja pienākums. Viņa pienākumos var ietilpt arī uzraudzība objektā un pasākuma personāla koordinēšana.
Iemesls, kāpēc uzņēmumi vai privātpersonas nolīgst pasākumu plānotāju, ir viņa pieredze šajā konkrētajā jomā. Plānošana un pasākumu organizēšana ir laikietilpīgs un dažreiz arī saspringts bizness. Piemēram, kāzu diena līgavai var būt pietiekami saspringta, neuztraucoties, vai ēdinātāji ieradīsies laikā. Profesionālam plānotājam ir laiks un kontakti, lai nodrošinātu, ka pasākums norit nevainojami.
Paši pasākumu plānošanas uzņēmumi ir dažādi, un plānotāji parasti ir cilvēki, kuri savu karjeru sākuši kādā konkrētā īpašu notikumu aspektā. Daži, iespējams, ir atzarojušies no ēdināšanas uzņēmumiem līdz visu pasākumu plānošanai. Citi ir strādājuši par korporācijas plānotājiem un pēc tam nolēma atvērt savu biznesu. Daudzu gadu pieredze, ko viņi sniedz pasākuma plānošanā, ir ļoti svarīga, lai viss noritētu nevainojami.
Vēl viens veids, kā iekļūt darbā, ir iegūt kvalifikāciju, piemēram, grādu vai sertifikātu pasākumu plānošanā vai vadīšanā. Personas var apsvērt iespēju kļūt par sertificētu īpašo pasākumu profesionāli (CSEP) vai sertificētu sanāksmju plānotāju (CMP). Lai iegūtu sertifikātu, ir nepieciešams daudz pētījumu un pētījumu, un amatiem ir liela atbildība.