Pirkšanas pasūtījuma pieprasījums ir pirmais solis pirkuma pasūtījuma veikšanā. Pieprasījumu var ģenerēt, manuāli pārbaudot krājumus vai izmantojot automatizētu pirkuma pieprasījumu, kas ģenerēts no pārvaldības informācijas sistēmas. Veicot lielas ražošanas darbības, iepirkumu nodaļa var pat neatrodas tajā pašā ēkā vai ģeogrāfiskajā vietā, kur iekārta, tāpēc, lai saņemtu sastāvdaļas pēc pasūtījuma, ir nepieciešama pirkuma pasūtījuma pieprasījuma vēstule.
Nelielām operācijām vai “viena cilvēka izrādēm” dārgākās datorizētās inventarizācijas sistēmas vietā bieži izmanto vizuālo uzskaites sistēmu. Tā kā konkrētas preces krājumi kļūst mazi, īpašnieks vienkārši piezvana piegādātājam un iesniedz pasūtījuma pieprasījumu. Atkarībā no uzņēmējdarbības veida īpašnieks var izmantot kanban vai divu tvertņu sistēmu, kas nozīmē, ka pirkuma pasūtījuma pieprasījums tiek aktivizēts, kad pirmā tvertne kļūst tukša un otrā tvertne tiek izvilkta.
Šāda veida krājumu sistēma balstās uz krājumu vizuālu pārbaudi, lai zinātu, kad pasūtīt papildu produktu. Kad piegādātājs ir apstiprinājis pirkuma pasūtījuma pieprasījumu, īpašnieks bieži vien norādīs kredītkarti, lai samaksātu par preci. Alternatīvi īpašnieks var izdot pirkuma pasūtījumu, kas ir papīra veidlapa, kurā norādīts pērkamais produkts un apmaksas noteikumi.
Lielākas operācijas parasti izmanto vadības informācijas sistēmu vai uzņēmuma resursu plānošanas (ERP) sistēmu, lai sekotu līdzi pieprasījumam, krājumiem un pirkšanas pasūtījumiem. Šīs datorizētās sistēmas darbojas, galvenajam plānotājam ievadot mārketinga prognozi. Pēc tam sistēma salīdzinās plānoto produkta izveides grafiku ar pašreizējām gatavajām precēm, nepabeigto darbu un neapstrādātajiem krājumiem.
Datorsistēmās ir tabula vai fails, kurā ir norādīts piegādātāja izpildes laiks katrai ražošanas procesā izmantotajai sastāvdaļai. Laikā, kad sistēma salīdzina produkta izveides grafiku ar krājumiem, tā ņem vērā piegādātāja izpildes laiku un ģenerē pirkuma pasūtījuma pieprasījumu visām komponentēm, kuras ir jāpasūta. Lielākā daļa ražošanas iekārtu darbojas tieši-in-time (JIT) vidē, kas nozīmē, ka sistēma plāno, ka komponenti tiks piegādāti tieši pirms tie ir nepieciešami ražošanas darbībai. Šis process samazina nepieciešamās noliktavas platības un samazina krājumos piesaistītā kapitāla apjomu.
Iegūto pirkuma pasūtījuma pieprasījumu iepirkuma nodaļa pēc tam nosūta komponentu piegādātājiem. Tā kā piegādātāji apstiprina komponentu cenas, minimālo pasūtījuma daudzumu un izpildes laiku, iepirkuma komanda izdos stingru pirkuma pasūtījumu. Pirkuma pasūtījums ir saistošs dokuments, kas garantē, ka piegādātājs saņems samaksu pēc piegādes.
SmartAsset.