Priekšlikuma vēstules ir pavadvēstules, kas tiek pievienotas biznesa priekšlikumiem, lai iepazīstinātu cilvēkus ar priekšlikuma būtību un uzņēmumu, kas iesniedz piedāvājumu. Tāpat kā cita veida pavadvēstules, arī piedāvājuma vēstules ir paredzētas, lai ātri iepazīstinātu lasītāju ar nepieciešamo informāciju, vienlaikus pārliecinot lasītāju, ka vēstules autors ir labākā izvēle šim darbam. Dažos gadījumos priekšlikuma vēstulei ir jāatbilst noteiktam formātam un stilam, savukārt citos gadījumos tai var būt vairāk brīvas formas.
Tipiskā priekšlikuma vēstule ietver īsu pārrunu par problēmu, kas ir paredzēta piedāvājumam, un priekšlikuma svarīgākās informācijas pārskatu. Priekšlikuma vēstulēs parasti ir iekļautas laika un izmaksu aplēses, kā arī īss paskaidrojums par to, kā priekšlikums darbosies. Priekšlikuma vēstulē var arī sīki norādīt tās personas vai uzņēmuma pieredzi, kvalifikāciju un sertifikātus, kas iesniedz piedāvājumu, un tajā var iekļaut arī uzņēmuma vēsturi un pamatinformāciju. Visā dokumentā ir pārliecinošs tonis, kas paredzēts, lai mudinātu lasītāju pārskatīt pievienotos priekšlikuma materiālus.
Ir vairāki konteksti, kuros var rakstīt priekšlikuma vēstuli. Kad uzņēmums vai aģentūra iesniedz priekšlikuma pieprasījumu (RFP), cilvēki, kas atbild uz RFP, parasti raksta priekšlikuma vēstules ar saviem iesniegumiem. RFP parasti ietver priekšlikuma vadlīnijas, kas sniegs cilvēkiem labu priekšstatu par to, kas jāiekļauj priekšlikuma vēstulē, sākot no autora kvalifikācijas līdz ar to saistīto izdevumu tāmi. Uzziņu grāmatās, kas sniedz informāciju par biznesa korespondenci, bieži ir vairāki priekšlikumu paraugi, lai lasītāji varētu iepazīties ar priekšlikumu rakstīšanu, pirms viņiem ir nepieciešams oficiāli rakstīt piedāvājumu.
Dažas priekšlikumu vēstules ir nevēlamas. Uzņēmumi var izmantot piedāvājumus, lai pārdotu savus produktus potenciālajiem jaunajiem klientiem, jo saziņa pa pastu var būt lēta un ļoti rentabla. Piemēram, biroja programmatūras ražotājs var nosūtīt masveida sūtījumus uz daudziem birojiem un sagaidīt vismaz zināmu interesi no uzņēmumiem, kuri atbildēs ar pasūtījumiem vai papildu informācijas pieprasījumiem. Nepieprasītā priekšlikuma vēstule pēc būtības parasti ir vispārīgāka, lai to varētu nosūtīt daudziem cilvēkiem.
Var būt grūti izveidot priekšlikuma veidni, ko varētu izmantot, lai atbildētu uz priekšlikuma pieprasījumu, jo katrs pieprasījums un katrs priekšlikums var būt ļoti atšķirīgs. Parasti priekšlikuma apkopošanai ir nepieciešams daudz pētījumu, un valodai ir jābūt īpaši pielāgotai lasītājam. Tomēr tas var palīdzēt izveidot pamatkonspektu, ko izmanto, rakstot priekšlikumus, lai nodrošinātu, ka visi nepieciešamie priekšlikuma aspekti ir pilnībā aptverti. Uzņēmumiem būtu arī jāsaglabā veco priekšlikumu un priekšlikumu vēstuļu kopijas, veicot piezīmes par veiksmīgajiem, lai tos varētu izmantot turpmāko priekšlikumu izstrādē.
SmartAsset.