Priekšlikuma izvērtēšana ir piecu posmu process, ko izmanto, lai nodrošinātu līdzsvarotu, objektīvu formāla biznesa priekšlikuma pārskatīšanu. Šāda veida process visbiežāk sastopams lielu organizāciju vai korporāciju iepirkumu vai līgumu pārvaldības nodaļās. Priekšlikuma vērtēšanas galvenais mērķis ir nodrošināt, lai uzvarējušā iesnieguma atlasei tiktu izmantots godīgs un pārredzams process. Tas ir ļoti svarīgi, jo priekšlikumi bieži tiek prasīti dārgiem projektiem vai izdevumiem.
Piedāvājumu novērtēšanā tiek izmantoti pieci soļi: izveidot komandu, lai izskatītu iesniegumus, nodrošinātu atbilstību iesniegšanas prasībām, izskatītu atbildes, salīdzinot ar konkursa dokumenta informāciju, piešķirtu katrai kategorijai svaru un novērtētu katru iesniegumu. Piedāvājums ar augstāko punktu skaitu ir veiksmīgais pretendents. Kad atlase ir veikta, visi uzņēmumi, kas iesnieguši piedāvājumu, tiek informēti par rezultātiem. Neveiksmīgiem uzņēmumiem ir tiesības iesniegt prasību tiesā, ja tie uzskata, ka process ir bijis neobjektīvs vai pārkāpis līgumtiesības.
Pirmais solis priekšlikumu vērtēšanas procesā ir izveidot iekšējo komandu, kas būs atbildīga par iesniegumu izskatīšanu. Dalībai komandā jābūt balstītai uz zināšanām par attiecīgo procesu, ar to saistīto pieredzi un stingru izpratni par iepirkuma procesu. Dažās organizācijās šī komanda ir iesaistīta piedāvājuma pieprasījuma (RFP) vai konkursa dokumenta izveidē, kas tiek izplatīts potenciālajiem piegādātājiem. Citi uzņēmumi var nolemt, ka divu atsevišķu komandu izveide novērš interešu konfliktu un iejaukšanos galīgajā atlasē.
Parasti iepirkuma darbinieks vai RFP koordinators izskata visus iesniegumus, lai nodrošinātu pilnīgu atbilstību visām prasībām. Šī ir tikai administratīva pārbaude, lai pārliecinātos, ka visi piedāvājumi ir saņemti pirms termiņa, visi nepieciešamie maksājumi ir apstrādāti un vai netrūkst nevienas lapas vai dokumentu. Kad šī pārbaude ir pabeigta, katram vērtēšanas grupas dalībniekam tiek sagatavotas priekšlikumu kopijas.
Komandas dalībnieki sāk jauno priekšlikuma izvērtēšanas posmu, izskatot katru individuālo atbildi un salīdzinot to ar RFP vai specifikācijas dokumentu. Pārskatīšanas mērķis ir noteikt, vai piedāvājums attiecas uz visiem RFP punktiem. Par trūkstošajiem priekšmetiem dažreiz tiek ziņots RFP koordinatoram, kurš sazinās ar uzņēmumu, lai pārbaudītu, vai izlaidums ir pārrakstīšanās kļūda, taču daudzos gadījumos pēcpārbaude netiek veikta.
Atkarībā no komandas struktūras katrai RFP sadaļai tiek piešķirts svars. Daži uzņēmumi šos lēmumus pieņem kā grupa, bet citi ļauj katram komandas dalībniekam pieņemt neatkarīgu lēmumu. Kopējam svaram ir jābūt līdz 100, un kategorijām ir jābūt balstītām uz faktiskajām RFP prasībām. Lai gan daži uzņēmumi piešķir nozīmi faktiskā iesnieguma kvalitātei, daudzi to nedara, jo tas būtībā piešķir punktus par priekšlikuma iesniegšanu.
Pēdējais priekšlikuma vērtēšanas posms ir punktu piešķiršana. Katrs komandas dalībnieks pieņem neatkarīgu lēmumu un iesniedz savu rezultātu karti RFP koordinatoram, kurš pēc tam apkopo atbildes un nosaka veiksmīgo piedāvājumu. Visam šim procesam jābūt pārredzamam un tiesā attaisnojamam kā objektīvam un godīgam.
SmartAsset.