Kā uzrakstīt RFP?

Pirmais solis, lai uzrakstītu RFP, ir vienkārši noteikt, kas tieši uzņēmumam ir nepieciešams. Lai gan tas izklausās diezgan vienkārši, patiesībā tas ir solis, ko uzņēmumi visbiežāk ignorē. Daudzi uzņēmumi sāk rakstīt RFP bez skaidras izpratnes par to vajadzībām un vēlmēm, un galu galā viņi pieprasa pārāk daudz, pārāk maz vai pretrunīgas lietas. Ikvienam, kas iesaistīts ietekmētajā projektā, ir jālūdz ieguldījums, un ir jāpanāk vienprātība par to, kas patiesībā ir nepieciešams, pirms RFP pat tiek sākts.

Pārdevējiem būs jāzina, kas tieši jums ir jāpaveic un ko jūs vienkārši vēlaties paveikt. Daudzi uzņēmumi pieļauj kļūdu, rakstot RFP, veidojot savu sapņu funkciju vēlmju sarakstu, bet izmanto tādus vārdus kā jābūt un must. Pārdevēji, kuri var neatbilst vienam vai diviem no šiem kritērijiem, var neiesniegt piedāvājumu vispār, ja uzskata, ka kritēriji ir absolūti nepieciešami. Ir svarīgi pievērst uzmanību izmantotajai valodai, saglabājot vajadzīgos vārdus, kad tie ir precīzi, un izmantot mīkstāku valodu, piemēram, vēlmi un izvēles, lai izvēlētos vēlamās funkcijas.

Pirms tiek faktiski pieprasīti priekšlikumi, ir arī labi zināt, kā izskatīsies ideālais priekšlikums. Ja priekšlikumi tiks vērtēti pēc vairākiem aspektiem, piemēram, vai tie tiks vērtēti pēc cenas, savlaicīguma un objektu blīvuma, noskaidrojiet, cik daudz no šiem elementiem tiks nosvērts. Uzziniet, kā piedāvājums, kas piedāvā viszemāko cenu, bet ilgs gaidīšanas laiks, salīdzināsies ar piedāvājumu, kas ir divreiz dārgāks, bet aizņem uz pusi mazāk laika. Tas palīdzēs samazināt apjukumu un stresu vēlākā procesā.

Faktiski apsēsties, lai rakstītu RFP, var būt diezgan nesāpīga un ātra procedūra, tiklīdz ir izveidots pamats. Ievadā tikai jānorāda, kāpēc uzņēmums pieprasa priekšlikumus, un jāsniedz pārskats par pārējo pieprasījumu, tostarp svarīgiem kritērijiem un termiņiem. Piedāvājumam ir jāietver tas, kam jābūt uzvarējušajam priekšlikumam, kam seko vēlamās īpašības un uzvarētāja izvēles kritēriji, jo īpaši, ja ir noteikti atlases kritēriji. Pēc tam ir jānorāda laika grafiks, kurā ir noteikti dažādi etalona datumi un galīgais izpildes datums. Visbeidzot, RFP ir jāsniedz pieteikuma iesniedzējiem priekšstats par to, kas notiks tālāk, tostarp par to, cik ilgi viņi var gaidīt, lai saņemtu atbildi, un vai tie, kas nav izvēlēti, var sagaidīt atbildi.